Di quali risorse ho bisogno per realizzare un Heterotopia Tour?

Il successo del Tour fa affidamento sulla rilevanza ed efficienza del team organizzativo. Ogni membro dello staff dovrà avere le corrette capacità per ricoprire il ruolo specifico che gli sarà assegnato durante il tour, oltre a delle capacità trasversali, tra le quali:

• devozione e impegno verso il progetto,
• abilità significative nella comunicazione interculturale;
• rigore nella realizzazione di piani e procedure;
• flessibilità/adattabilità;
• buone capacità di problem solving ed esperienza nella prevenzione dei rischi;
• buona conoscenza della lingua inglese (se il progetto coinvolge persone da diversi paesi);

Ogni team dovrà trovare il proprio equilibrio, ma raccomandiamo di stilare una lista dei ruoli e delle responsabilità di ogni membro dello staff, così da evitare fraintendimenti e di caricarsi di responsabilità e compiti non assegnati.

Ci sono una pletora di incarichi da completare prima, dopo e durante il Tour, perciò raccomandiamo di prendere in considerazione almeno i seguenti ruoli:

• coordinazione generale
• animazione e sviluppo
• management amministrativo e finanziario
• logistiche
• gestione partenariati
• gestione della comunicazione/community

Per ognuno di questi ruoli, si descriva esattamente cosa comportano e si faccia una lista dei compiti in un documento che sarà firmato sia dal coordinatore che dalla persona che ricopre il ruolo. Sii realistico nel descrivere i ruoli e specialmente nell’ assegnarli. Non ci si metta eccessivamente in discussione sovraccaricandosi di responsabilità a rischio di soccombere alla pressione con conseguenze su tutto il team.

Poche settimane prima dell’inizio del Tour, metti insieme l’intero team per una simulazione: leggi il programma giornaliero e descrivi il cosa, come e quando più dettagliatamente possibile. Prova ad anticipare i problemi e cerca di capire come gestirli con tutto il team.

Durante il Tour, metti da parte un momento alla fine di ogni giornata per un’incontro dello staff. Fai un briefing di quello che è successo durante la giornata, prepara quello successivo e costruisci sulla conoscenza acquisita per migliorare le tue azioni.

Agisci e reagisci da team e non dimenticare questa regola basilare: qualunque cosa succeda, se è stata diffusa una informazione sbagliata da un membro del team (e se questa informazione non mette nessuno in pericolo) non contrastarla, seguila. Avrai l’opportunità di discuterla successivamente, durante il prossimo incontro. In quel momento, il tuo ruolo è di supportare i partecipanti e i membri del team nel tentativo di seguire il Tour e assicurarsi che la giornata vada a buon fine.

Un Tour Heterotopia di solito include diversi partner a livello locale:

• associazioni, cooperative e imprese locali che promuovano stile di vita sostenibili, economia solidale, inclusione sociale, dialogo interculturale, etc.
• movimenti creati da cittadini, che portino avanti campagne di aumento consapevolezza;
• organizzazioni sociali e giovanili impegnate nel supportare le persone con meno opportunità;
• istruttori ed educatori, sia con un background accademico o attivi nel campo dell’educazione non formale;
• produttori video, documentaristi o ricercatori che desiderino condurre una ricerca o documentare il Tour

Questi partner locali dovrebbero contribuire ad almeno uno di questi 5 compiti:

• Prendere parte nella progettazione del Tour Heterotopia che prenderà luogo nell’area;
• Ospitare il gruppo di partecipanti, condividendo la conoscenza e il know-how, offrendo interviste e workshop
• Supportarvi nel trovare partecipanti;
• Parlare del progetto/prendere parte in attività di diffusione;
• Diffondere i risultati alla fine del Tour

La qualità dei tuoi partenariati avrà un forte impatto sulla qualità del Tour. Per questo motivo, prenditi il tempo di discutere con ogni partner i vostri rispettivi obiettivi e motivazioni.

Attenzione specifica dovrebbe essere data ai partner che ospiteranno il gruppo per una settimana o alcuni giorni.

Raccomandiamo di contattarli prima di stilare il programma temporaneo della permanenza durante il Tour. Spiega tutti gli aspetti del Tour (argomenti affrontati, processo di apprendimento, target group, etc.) e organizza un brainstorming dei possibili modi di interagire con loro. Fai di tutto per guadagnare la loro fiducia se ancora non li conosci: per esempio invitandoli a visitare il tuo sito/blog o il tuo luogo di lavoro e i tuoi colleghi. Presentagli le attività e i temi della tua organizzazione. Ci potrebbe volere più tempo di quello sperato, ma non perdere la speranza. Se c’è affinità tra te e il tuo partner, visita il luogo per discutere del progetto in prima persona almeno 4-5 mesi prima che il Tour prenda luogo. Fatti un’idea delle tempistiche di cui ci sarà bisogno per fare sentire le persone a loro agio e interagire con l’attività che verrà presentata, chiedi quali condizioni di vita sono in grado di offrire al gruppo (accesso idrico, grandezza dell’area camping), definisci che tipo di attrezzatura servirà e i risultati aspettati, cerca di capire se alcune persone del progetto ospitante parlano inglese così da farli interagire con il gruppo, nel caso in cui il gruppo coinvolga persone da diversi paesi. Rimani in contatto regolare e cerca di essere sempre più dettagliato ad ogni incontro. Ciò permetterà al programma finale di includere diverse location e la tua esperienza di essere un buon miscuglio di quello che l’area può offrire.

Tieni in mente che un buon partenariato dovrebbe fare affidamento sia su valori e interessi condivisi e su risorse complementari, capacità ed esperienze e che non ci dovrebbero essere tabù nella discussione. Affrontate tutti gli argomenti e non solo i più graditi. Parlate del lato economico, metti in discussione l’entusiasmo e le aspettative dell’ospite da diverse prospettive, cerca di portare fuori le cose non dette, pregiudizi nascosti o inconsci: tutto ciò che rimane non detto potrebbe diventare terreno fertile per fraintendimenti o frustrazioni più avanti.

In qualunque momento della discussione, se credi che quel determinato partenariato non è rilevante o potrebbero esserci dei problemi, non arrenderti! Valuta altre opzioni tra i locali, chiedi al tuo network e investiga per quanto necessario. Sicuramente sarà un processo lungo! Ci vorranno diversi incontri in sito (almeno due) per comprendersi l’uno con l’altro e raggiungere il momento di firmare una convenzione bilaterale sulla quale scrivere tutte le informazioni rilevanti: obiettivi, durata della permanenza, contenuti delle sessioni di lavoro, attrezzature fornite, accordi finanziari, etc. Sii chiaro ed assertivo: questo documento sarà il vostro accordo finale e vi permetterà di evitare fraintendimenti o risolvere facilmente problemi nel momento della realizzazione

Applica più o meno le stesse procedure per gli istruttori esterni. Affronta tutti gli argomenti relativi alla vostra cooperazione e scrivi gli accordi su di un documento formale, che può essere un contratto.

L’argomento piu importante da prendere in considerazione è la loro expertise tecnica o conoscenza accademica sul tema da fare conoscere ai partecipanti, ma non dimenticare anche di prendere in considerazione:

• Il loro interesse per l’educazione non formale e approcci partecipativi;
• le loro capacità pedagogiche, che includono “soft skills” come l’empatia e capacità di ascolto;
• la loro abilità o volontà di gestire un ampio gruppo (altrimenti dovresti cercare un modo di dividere i partecipanti in gruppi più piccoli)
• la loro conoscenza dell’inglese, se necessario. (altrimenti prendi in considerazione come tradurre il workshop).

Entro due mesi prima dell’inizio del tour, chiedi ad ogni istruttore una descrizione dettagliata della sessione, con un punto di vista logistico e pedagogico, così da potersi preparare di conseguenza. (spazio, materiali, etc.)

Il costo di un Heterotopia Tour dipende da diverse variabili:

• Il tipo di alloggio: campeggio regolare o autogestito, alloggio commerciale (hotel, ostello) etc.
• la qualità e la fonte delle scorte di cibo: se organico o no, da negozi locali, mercati all’aperto, direttamente dal produttore, etc.
• I mezzi di trasporto e a chi appartengono. Le distanze da coprire durante il Tour;
• Il numero di istruttori esterni/facilitatori e gli accordi finanziari con loro.
• La natura, quantità e la fonte dell’equipaggiamento e il materiale necessario per il Tour e per i workshop (donati, affittati, comprati in un mercato di seconda mano o in negozi regolari o specializzati, etc.)
• La lunghezza e i contenuti del supporto fornito ai partecipanti prima e dopo il Tour dall’organizzazione.

Considera tutto questo per definire una stima del tuo budget e decidere cosa puoi e non puoi permetterti. Dovrai probabilmente escludere delle opzioni ma fa parte del gioco. E’ questo il momento di definire le priorità: se qualcosa è necessario, importante o accessorio.

Sinora nel nostro caso, la maggior parte dei fondi per l’organizzazione del tour vengono da sovvenzioni pubbliche, e più specificatamente dal Programma Erasmus+ (settore Gioventù). Ma questo è solo uno dei modi.

In Francia si è chiesto ai partecipanti di coprire parte dei costi del supporto fornito prima e dopo il tour, ma non tutte le organizzazione procedono allo stesso modo.

Ogni organizzazione dovrebbe prendere le proprie decisioni a seconda dei propri bisogni ed etica (staff pagato, attrezzature, accordi con partner locali). Qualunque sia la scelta, crediamo che la partecipazione economica richiesta ai partecipanti non dovrebbe mai impedire alle persone di partecipare. Un Heterotopia Tour dovrebbe essere alla portata di tutti, indipendentemente dalle loro possibilità economiche. Si possono quindi immaginare diversi modi per fare in modo che le persone contribuiscano in maniera diversa come:

• adattare la quota al reddito;
• fornendo beni o servizi invece di un pagamento (prestando un van, per esempio);
• creando un fondo di solidarietà;
• offrire di dividere la quota in pagamenti rateali per persone con basso reddito;

Più viene diversificata la fonte di approvvigionamento economico, meglio è. Non ci si fermi solo ad un unico elargitore di fondi; si può anche chiedere supporto al paese, provincia o qualunque entità pubblica o privata che si crede essere eticamente compatibile.

Una buona pianificazione dovrebbe aiutarti a ridurre le spese per la maggior parte degli oggetti necessari.

Per esempio, riguardo il cibo, dovresti riuscire a risparmiare comprando grosse quantità da un unico fornitore (un negozio bio, una cooperativa locale, un agricoltore locale). Secondo la nostra esperienza, il miglior modo è di acquistare le scorte di secco in un negozio bio della città in cui vi trovate prima dell’inizio del Tour. Durante il tour, cerca il cibo fresco (verdure, frutta, formaggio, pane, etc.) prodotto da agricoltori nel posto in cui viene tenuto il Tour. Ci si aspetta che, chiamando i fornitori in anticipo e facendogli sapere le quantità necessarie, si avrà un miglior trattamento che andando in un negozio. In questa maniera si sapranno i prezzi esatti in anticipo, così da potere adattare il piano di conseguenza.

• Per quanto riguarda il trasporto, si possono ridurre i costi ottimizzando ogni viaggio. Quale macchina verrà utilizzata per fare in modo che ogni posto verrà utilizzato?
• C’è un panificio dove prendere il pane nel villaggio in cui si terrà l’attività del giorno?
• Vi sono scorciatoie per raggiungere la destinazione?
• La strada è a conoscenza di tutti gli autisti (fornisci un itinerario)?
• Ci sono strade che possono fare evitare pedaggi?

Per ogni oggetto da acquistare, cerca il miglior prezzo e un modo creativo per soddisfare i tuoi bisogni. Fatto correttamente, risparmierai tempo, energie e denaro.

Ultimo, ma non per importanza: considera sempre le tue necessità in termini di risorse e non solo in termini economici.

Potresti trovare accesso a quello che ti serve senza spendere soldi, offrendo altro al fornitore del bene o servizio

Per esempio potresti:

• dare una mano al’organizzazione ospite (aiutando per un giorno nel campo o in fattoria ad esempio)
• farti prestare attrezzatura da un’altra organizzazione (attrezzatura da campeggio o per cucinare, attrezzi, mezzi di trasporto) invece di acquistarla
• permettere agli istruttori di sperimentare nuovi metodi o contenuti in cambio di uno sconto;
• supportare i partner locali nel tentativo di essere riconosciuti per il loro lavoro organizzando un evento pubblico nel loro terreno in cambio di un workshop, etc.

Sii creativo: potresti trovare soluzioni alla maggior parte dei problemi che stai affrontando, e se non riesci, ridimensiona i tuoi bisogni e cerca un’altra soluzione, un’altra attività con obiettivi simili, differenti organizzazioni logistiche o tecniche.

Quando una porta si chiude, non è la fine del mondo, semplicemente una zanzara nella tua tenda…