Table des matières
Suivi et évaluation
Le processus d’évaluation
Il est crucial de suivre et d'évaluer les différents aspects du projet au cours de sa mise en oeuvre. Un suivi régulier vous permettra de diminuer les risques, de régler à temps les problèmes, de garantir la qualité des réalisations et d'anticiper de nombreuses situations qui pourraient nuire à votre projet.
Un plan général de suivi et d'évaluation inclut typiquement:
| Aspects à évaluer | Fréquence minimum d’évaluation | |
|---|---|---|
| Partenariat - partenaires internationaux - Motivation et engagement des partenaires - Répartition équitable des tâches - Mise en œuvre des tâches rapide et de qualité - Respect et solidarité entre les partenaires - Qualité de la communication entre les partenaires | Lors de la préparation : Mensuel Lorsque le Voyage approche : plus fréquemment | - Réunions en ligne et en personne - Diagramme de Gantt avec tâches, responsabilités et délais - Recommandations pour garantir la qualité avec des indicateurs qualitatifs et quantitatifs - Accord écrit et signé entre les partenaires sur les conditions et les dispositions de la collaboration - Rapports écrits |
| Gestion - logistique (hébergement, restauration, transport, matériel) - Mise en œuvre rapide et de qualité des tâches - Qualité des services | Lors de la préparation : Mensuel Lorsque le Voyage approche : plus fréquemment Pendant le Voyage : tous les jours | - Diagramme de Gantt avec tâches, responsabilités et échéances - Feedback des participants et des facilitateurs - Réunions des coordinateurs |
| Gestion - utilisation du budget - Efficience (rapport qualité-prix) - Allocation budgétaire équitable (un partenaire a-t-il des dépassements de coût justifiés qui devraient être couverts ?) - Efficacité budgétaire | Lors de la préparation : Mensuel Lorsque le Voyage approche: plus fréquemment Pendant le Voyage: tous les jours | - Plan budgétaire en deux parties: plan budgétaire initial et budget réel - Rapport sur l'utilisation du budget, avec documents financiers permettant de vérifier les dépenses - Réunions de partenaires en ligne - Réunions du personnel de coordination |
| Partenariat - partenaires locaux - Motivation et engagement des partenaires - Mise en œuvre rapide et de qualité des tâches / services de qualité - Qualité de la communication entre les partenaires | Mensuel Lorsque le Voyage approche : plus fréquemment Pendant le Voyage : tous les jours (en particulier avec les responsables des organisations d'accueil). | - Réunions en ligne et en personne - Accord précisant les conditions et les dispositions de la collaboration |
| Efficacité du programme d'activités - Les activités contribuent-elles (et dans quelle mesure) à atteindre les objectifs d'apprentissage des participants ? - Les activités contribuent-elles (et dans quelle mesure) à atteindre les objectifs du projet ? - Les méthodes utilisées conviennent-elles aux participants ? - Le calendrier des activités convient-il aux participants ? | Avant le Voyage: toutes les deux semaines, à partir des activités préparatoires Pendant le Voyage: tous les jours Après le Voyage: toutes les deux semaines, jusqu'à la fin des activités de suivi | - Consultations en ligne et en personne avec les animateurs / facilitateurs lors de la préparation - Espaces d’expression quotidiens avec les participants pendant le Voyage - Réunions de suivi quotidiennes avec les animateurs / facilitateurs pendant le Voyage - Sessions d'évaluation intermédiaires puis finale |
| Travail des animateurs / facilitateurs - Qualité de l’accompagnement des participants avant, pendant et après le Voyage - Capacité à travailler en équipe - Efficacité professionnelle - Respect de la méthodologie / de l'approche pédagogique - Flexibilité et adaptabilité aux besoins des participants | Avant le Voyage : toutes les deux semaines, à partir des activités préparatoires Pendant le Voyage : tous les jours Après le Voyage : toutes les deux à trois semaines, jusqu'à la fin des activités de suivi | - Consultation en ligne et en personne avec les animateurs de jeunesse / facilitateurs lors de la préparation - Feedback quotidien des participants - Réunions de suivi quotidiennes avec les animateurs / facilitateurs - Sessions d'évaluation intermédiaires et finale |
| Bien-être des participants - Bien-être physique - Bien-être psychologique - Bien-être émotionnel | Avant le Voyage : toutes les deux semaines, à partir des activités préparatoires Pendant le Voyage : tous les jours Après le Voyage : toutes les deux à trois semaines, jusqu'à la fin des activités de suivi | - Consultation en ligne et en personne (entretien) avec les animateurs de jeunesse / facilitateurs référents lors de la préparation - Feedback quotidien des participants - Réunions de suivi quotidiennes avec les animateurs / facilitateurs - Sessions d'évaluation intermédiaires et finale |
| Résultats d'apprentissage des participants - Dans quelle mesure les activités préparatoires permettent-elles de créer une base d'apprentissage solide ? - Dans quelle mesure le Voyage en Hétérotopie contribue-t-il à l'atteinte des objectifs d'apprentissage des participants ? - Quels objectifs ont été atteints et quels objectifs ne le sont pas encore ? - Compétences développées - Niveau de responsabilité et de contribution des participants - Changements dans les attitudes et les comportements des participants - Dans quelle mesure les activités de suivi proposées au retour aident-elles les participants à mettre en pratique les compétences acquises pendant le Voyage ? | Avant le Voyage : toutes les deux semaines, à partir des activités préparatoires Pendant le Voyage : tous les jours Après le Voyage : toutes les deux à trois semaines, jusqu'à la fin des activités de suivi | - Sessions de réflexion quotidiennes avec les participants - Méthodes d'évaluation non formelles - Réunions de suivi quotidiennes avec les animateurs - Sessions d'évaluation intermédiaires et finales |
| Niveau de réalisation des objectifs - Les objectifs des activités ont-ils été atteints ? - Les objectifs des participants ont-ils été atteints ? - Les objectifs du projet ont-ils été atteints ? | Pendant le Voyage : tous les jours Après le Voyage : Suivi 2 semaines, 1 mois, 2 mois et 6 mois après le voyage | - Évaluation quotidienne des activités - Si nécessaire, évaluation ad hoc après l'activité - Évaluations intermédiaire et finale avec les participants - Rapport final sur les indicateurs mesurant le niveau de réalisation des objectifs du projet |
| Risque / situation possible | Comment influence-t-il le projet | Niveau de probabilité | Niveau de dommage / quelle est la gravité du problème que cela peut causer | Comment l'empêcher | Comment le gérer au cas où cela se produirait |
Ces deux tableaux d'analyse vous permettront :
- Pour le premier : d’atteindre un haut degré de qualité et de repartir du bon pied en cas d’obstacle ;
- Pour le second : de mieux anticiper les problèmes aux fins de les résoudre.
Pour plus d’information sur l’évaluation des impacts, reportez-vous au Chapitre 6 – Comment évaluer l'impact du projet et diffuser ses résultats.
Une matrice pour maintenir le cap
Le Cadre logique créé lors de la conception du projet peut être utile pour suivre et évaluer le projet, qualifier la qualité de sa mise en œuvre et déterminer si vous avez atteint (ou non) vos objectifs.
Réaliser un Cadre logique impliquera de votre part de :
- Fixer des objectifs clairs ;
- Décrire les résultats attendus qui contribueront à atteindre les objectifs ;
- Décrire les activités qui produiront les résultats que vous attendez ;
- Définir des indicateurs quantitatifs et qualitatifs réalistes qui vous permettront de mesurer votre niveau de réussite ;
- Décrire les preuves que vous pourrez fournir pour justifier les résultats obtenus ;
- Analyser attentivement les circonstances dont vous aurez besoin pour mettre en place votre action et atteindre in fine vos objectifs.
Pour plus de détails sur la méthode, voir : http://www.tools4dev.org/resources/logical-framework-logframe-template/).
Comme dans n’importe quelle évaluation, soyez factuel et honnête en constatant les résultats. Il ne s’agit pas de vous prouver que vous faites du bon travail ; il s’agit de créer des outils pour identifier ce qui fonctionne bien et ce qui laisse à désirer. Rappelez-vous qu'envisager un problème, c’est déjà commencer à le résoudre et qu’il faut pouvoir regarder les choses en face pour se féliciter du travail accompli au terme du processus.
Des outils pour se rendre compte de ses progrès
Les acquis d'apprentissages des participants sont au coeur du Voyage en Hétérotopie. L'objectif ait qu'ils y trouvent de l'inspiration et qu'ils acquièrent des compétences dans différents domaines ; certains auxquels ils s'attendaient et d'autre non.
C'est pourquoi il est nécessaire de concevoir et mettre en place des outils et des méthodes qui leur permettront de réaliser ce qu'ils ont appris. Ce n'est qu'alors que vous pourrez évaluer l'efficacité de votre programme d'activités d'un point de vue pédagogique.
Au regard de nos expériences passées, nous vous recommandons notamment ces outils:
Cartographier ses savoirs, savoir-être et savoir-faire avec un Radar (en anglais seulement)
Envisager le chemin parcouru grâce au Journal de Bord et au "Hero's Journey" (Monomythe) (en anglais seulement)
