Θα πρέπει να εξασφαλίσετε από τη φάση σχεδιασμού του ταξιδιού ότι το πλαίσιο θα είναι ασφαλές καθ 'όλη τη διάρκεια του ταξιδιού. Η πρόβλεψη και η οργάνωση θα είναι τα βασικά σας πλεονεκτήματα, γνωρίζοντας ότι προφανώς δεν μπορείτε να προβλέψετε τα πάντα. Αλλά θα πρέπει να είστε προετοιμασμένοι ώστε να αντιδράσετε αποτελεσματικά σε κάθε περίπτωση.

Για να αντιμετωπίσετε την πρόκληση, σας προτείνουμε τα εξής:

Για να εξασφαλιστεί η υγεία και η ασφάλεια των συμμετεχόντων, πρώτα πρέπει να ξέρετε για την κατάσταση υγείας τους, τη δίαιτά τους, τις αλλεργίες τους ή οποιοδήποτε άλλο θέμα υγείας. Ρωτήστε τους για αυτό μόλις αποφασιστεί η συμμετοχή τους.

Υπενθυμίζουμε ότι το πρόγραμμα δεν καλύπτει τα έξοδα για την υγεία ή δεν θα είναι υπεύθυνο για τυχόν ατυχήματα που μπορεί να προκύψουν. Ελέγξτε αν καθένας από αυτούς έχει ασφάλιση υγείας και να τους υποστηρίξει στις προσπάθειές τους να αποκτήσουν Ευρωπαϊκή Κάρτα Ασφάλισης (http://ec.europa.eu/social/main.jsp?catId=559) . Ανάλογα με τη χώρα σας, μπορείτε επίσης να τους ενθαρρύνετε να συνάψουν ασφάλιση αστικής ευθύνης για να καλύψουν τα έξοδα πιθανού ατυχήματος.

Ως οργανισμός αποστολής, είναι δική σας ευθύνη να μοιραστείτε με τον οργανισμό φιλοξενίας οποιαδήποτε πληροφορία που μπορεί να επηρεάσει το Ταξίδι ή να απαιτήσει ιδιαίτερη προσοχή κατά την διάρκεια αυτού. Να είστε διαφανείς σχετικά με την κατάσταση υγείας των συμμετεχόντων, ακόμη και αν πιστεύετε ότι πρόκειται για κάποια εμπιστευτική πληροφορία. Έχει ζωτική σημασία οι συνεργάτες σας να ενημερώνονται για να καλωσορίζουν τους συμμετέχοντες σε καλές συνθήκες και να προσαρμόζουν τόσο τις συνθήκες διαβίωσης όσο και τα εργαστήρια στις ανάγκες και τις απαιτήσεις των συμμετεχόντων.