Η επιτυχία του ταξιδιού συνδέεται άμεσα με τη σαφήνεια και την αποτελεσματικότητα της οργανωτικής ομάδας. Κάθε μέλος της διοργάνωσης πρέπει να έχει τις κατάλληλες ικανότητες ώστε να διεκπεραιώσει τον συγκεκριμένο ρόλο που θα του ανατεθεί κατά την διάρκεια της Ετεροτοπίας, όπως επίσης μια σειρά από συγκεκριμένες δεξιότητες, μεταξύ των οποίων:

• αφοσίωση και δέσμευση στο πρόγραμμα
• συγκεκριμένες ικανότητες στη διαπολιτισμική επικοινωνία
• αυστηρότητα στην εφαρμογή του σχεδίου και των διαδικασιών
• ευελιξία και προσαρμοστικότητα
• καλή ικανότητα επίλυσης προβλημάτων και εμπειρία στην πρόληψη κινδύνων
• καλό επίπεδο της Αγγλικής γλώσσας (αν συμπεριλαμβάνονται συμμετέχοντες από διάφορες χώρες)

Κάθε ομάδα οφείλει να βρει την δική της ισορροπία αλλά συστήνουμε να γίνει μια λίστα με τους ρόλους και τις αρμοδιότητες κάθε μέλους της διοργάνωσης έτσι ώστε να αποφευχθούν παρανοήσεις μη ανατεθειμένων εργασιών και ευθυνών.

Υπάρχουν πολλές εργασίες να γίνουν πριν , κατά την διάρκεια και μετά το Ταξίδι, γι'αυτό συμβουλεύουμε να λάβετε υπόψη τουλάχιστον τους παρακάτω τομείς:

• γενικός συντονισμός
• διευκόλυνση και εμψύχωση
• διοικητική και οικονομική διαχείριση
• τεχνοοικονομική στήριξη
• διαχείριση των συνεργατών
• επικοινωνία / διαχείριση κοινότητας

Για κάθε ένα από αυτούς, περιγράψτε με ακρίβεια τι σημαίνει και καταγράψτε τις εργασίες σε ένα έγγραφο που θα υπογραφεί και από τους δύο, τον συντονιστή και το πρόσωπο που θα αναλάβει τον συγκεκριμένο ρόλο. Προσπαθήστε να είστε ρεαλιστές στην σχεδίαση των ρόλων και κυρίως όταν ενστερνίζεστε κάποιο ρόλο. Μπορεί να θέλετε να δοκιμαστείτε στα δύσκολα, αλλά εάν είστε αλαζόνας και υπερφορτώσετε τον εαυτό σας με αρμοδιότητες, μπορεί να καταρρεύσετε κάτω από την πίεση και όλη η ομάδα μπορεί να είναι δύσκολο να ανακάμψει.

Μερικές εβδομάδες πριν την έναρξη του Ταξιδιού, συγκεντρώστε όλη την ομάδα για μια προσομοίωση: διαβάστε το πρόγραμμα ανά ημέρα και σχεδιάστε ποιος κάνει τι, με όσες περισσότερες λεπτομέρειες μπορείτε. Προσπαθήστε να προβλέψετε προβλήματα που μπορεί να προκύψουν και προσπαθήστε να βρείτε πώς μπορείτε να κινηθείτε και να τα ξεπεράσετε ως ομάδα.

Κατά την διάρκεια του Ταξιδιού, φροντίστε να εξοικονομήσετε λίγο χρόνο στο τέλος κάθε μέρας για μια συνάντηση μεταξύ των διοργανωτών. Συνοψίστε τα τεκταινόμενα της ημέρας και προετοιμάστε την επόμενη, αξιοποιώντας όλα τα νέα δεδομένα ώστε να βελτιώσετε την εφαρμογή του προγράμματος.

Δράστε και αντιδράστε ως ομάδα και ποτέ μην ξεχάσετε αυτό το βασικό κανόνα: Οτιδήποτε και να συμβεί, εάν μια λάθος πληροφορία έχει διαδοθεί από κάποιο μέλος της διοργάνωσης ( μόνο εάν αυτή η πληροφορία δεν βάζει κάποιον σε κίνδυνο) μην την αντικρούσετε, ακολουθήστε τη. Θα έχετε την ευκαιρία να το συζητήσετε αργότερα στην επόμενή σας συνάντηση με τους συνεργάτες σας. Για την ώρα, ο ρόλος σας είναι να συμπαραστέκεστε στους συμμετέχοντες και τους συνεργάτες σας στην προσπάθειά τους να ακολουθήσουν την ροή και να βεβαιωθείτε ότι η μέρα συνεχίζεται.

Το Ταξίδι στην Ετεροτοπία περιλαμβάνει συνήθως πολλούς συνεργάτες σε τοπικό επίπεδο:

• οργανώσεις, συνεταιρισμούς ή κοινωνικές επιχειρήσεις που προωθούν την αειφόρο διαβίωση , την αλληλέγγυα * οικονομία, την κοινωνική ένταξη, τον διαπολιτισμικό διάλογο κ.α.
• κινήματα βασιζόμενα στους πολίτες και ηγούνται ενεργειών αύξησης της ευαισθητοποίησης.
• κοινωνικές οργανώσεις και νεολαίας αφοσιωμένες στο να στηρίζουν άτομα με λιγότερες ευκαιρίες
• εκπαιδευτές και εκπαιδευτικούς, είτε με ακαδημαϊκό υπόβαθρο ή που δραστηριοποιούνται στον τομέα της μη τυπικής * εκπαίδευσης
• βίντεο-παραγωγούς, κινηματογραφιστές ή ερευνητές που θέλουν να κάνουν κάποια έρευνα ή να κινηματογραφήσουν το
• Ταξίδι

Αυτοί οι τοπικοί συνεργάτες θα πρέπει να συμβάλλουν το ελάχιστο σε 1 από τις 5 παρακάτω εργασίες:

• Να λάβουν ενεργά μέρος στο σχεδιασμό του Ετεροτοπικού Ταξιδιού που θα πραγματοποιηθεί στην περιοχή τους
• Να υποδεχθούν το σύνολο των συμμετεχόντων, να ανταλλάξουν γνώση και τεχνογνωσία μαζί τους, να δώσουν συνεντεύξεις
• ή να ηγηθούν ενός εργαστηρίου
• Να υποστηρίξουν την οργάνωση στην ανεύρεση συμμετεχόντων
• Να επικοινωνούν το πρόγραμμα και/ή να λάβουν μέρος στις δραστηριότητες διάχυσης
• Να διαδώσουν τα αποτελέσματα του προγράμματος μετά τη λήξη του.

Η ποιότητα της σχέσης σας με τους συνεργάτες σας θα επηρεάσει σε μεγάλο βαθμό την ποιότητα του ίδιου του Ταξιδιού. Ως εκ τούτου, αφιερώστε κάποιο χρόνο στο να συζητήσετε με τον κάθε πιθανό συνεργάτη για τους στόχους και τα κίνητρά σας. Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στους συνεργάτες οι οποίοι θα φιλοξενήσουν την ομάδα στον χώρο τους για μια εβδομάδα ή για λίγες μέρες.

Συστήνουμε να επικοινωνήσετε μαζί τους πριν να φτιάξετε το προσωρινό πρόγραμμα της διαμονής σας κατά τη διάρκεια του Ταξιδιού. Εξηγείστε όλες τις πλευρές του Ταξιδιού ( θεματικές που εξετάζονται, εκπαιδευτική διαδικασία, ομάδα στόχος κ.α.) και ανταλλάξτε ιδέες σε πιθανές θεματικές και/ή αλληλεπιδράσεις. Βάλτε τον καλύτερο σας εαυτό ώστε να κερδίσετε την εμπιστοσύνη τους εάν δεν τους γνωρίζετε ήδη: για παράδειγμα προσκαλώντας τους να επισκεφτούν την ιστοσελίδα σας ή το blog σας, ή να γνωρίσουν το χώρο όπου εργάζεστε και τους συνεργάτες σας. Παρουσιάστε τους τις δραστηριότητες και τις θεματικές με τις οποίες ασχολείται η οργάνωσή σας. Αυτό μπορεί να πάρει περισσότερο χρόνο από τον αναμενόμενο αλλά μην απογοητευτείτε.

Εάν σας ενδιαφέρει κάποιος πιθανός συνεργάτης, επισκεφτείτε το χώρο του για να συζητήσετε μαζί του το εγχείρημα, το λιγότερο 4-5 μήνες πριν την πραγματοποίηση του Ταξιδιού. Πάρτε μια ιδέα του χρόνου που απαιτείται για την ομάδα να γνωριστεί και να αλληλεπιδράσει στο πλαίσιο της δραστηριότητας που θα πραγματοποιηθεί, ρωτήστε για τις συνθήκες διαβίωσης (πρόσβαση σε νερό, μέγεθος της περιοχής του καταυλισμού), ορίστε τον εξοπλισμό που χρειάζεστε και τα αναμενόμενα αποτελέσματα. Εξερευνήστε αν κάποια άτομα από το εγχείρημα που θα σας φιλοξενήσει μιλάνε Αγγλικά ώστε να μπορέσουν να αλληλεπιδράσουν με την ομάδα (σε περίπτωση που το Ταξίδι περιλαμβάνει άτομα από διαφορετικές χώρες).

Μείνετε σε τακτική επαφή μαζί τους και μπείτε σε περισσότερες λεπτομέρειες κάθε φορά που συναντιέστε. Αυτό θα επιστρέψει στο τελικό πρόγραμμα να περιλαμβάνει αρκετές θεματικές και στην εμπειρία σας να είναι ένα ωραίο μείγμα από ότι μπορεί να ας προσφέρει η περιοχή.

Θυμηθείτε ότι μια καλή συνεργασία πρέπει να στηρίζετε σε κοινές αξίες και κοινά ενδιαφέροντα, σε συμπληρωματικές δεξιότητες, εμπειρίες και πόρους και δεν θα πρέπει να υπάρχουν προκαταλήψεις στην συζήτησή σας. Συζητήστε για όλα τα θέματα και όχι μόνο για τα πιο “φανταχτερά”. Μιλήστε για χρήματα, εξετάστε τον ενθουσιασμό και τις προσδοκίες των οικοδεσποτών από διαφορετικές οπτικές γωνίες, προσπαθήστε να εκφράσετε ότι δεν έχει ειπωθεί, κρυφές ή ασυνείδητες προκαταλήψεις: ότι παραμένει ανείπωτο μπορεί να γίνει γόνιμο έδαφος για παρανοήσεις ή απογοητεύσεις αργότερα.

Σε οποιοδήποτε σημείο της συζήτησης, αν πιστεύετε ότι στο τέλος η συνεργασία δεν είναι συναφής ή αν κάτι σας προβληματίζει, μην τα παρατήσετε! Εξερευνήστε άλλες προοπτικές είτε με τους ίδιους συνεργάτες είτε με μια άλλη ομάδα ντόπιων συνεργατών, ρωτήστε στο κύκλωμά σας και διερευνήστε τόσο όσο σας χρειάζεται.

Σίγουρα θα είναι μια χρονοβόρα διαδικασία! Ίσως χρειαστείτε αρκετές συναντήσεις επί τόπου (τουλάχιστον 2) ώστε να καταλάβετε ο ένας τον άλλο και τελικά να καταλήξετε στην στιγμή όπου θα υπογράψετε μια διμερής σύμβαση στην οποία θα έχετε καταγράψει όλες τις πληροφορίες που αφορούν: στόχους, διάρκεια της διαμονής, περιεχόμενο των εργασιών, παρεχόμενος εξοπλισμός, οικονομική συμφωνία κ.α. Να είστε ξεκάθαροι και συνοπτικοί: Αυτό το έγγραφο θα είναι η τελική σας συμφωνία και θα σας επιστρέψει να αποφύγετε παρεξηγήσεις ή να επιλύσετε εύκολα τυχόν προβλήματα που θα προκύψουν κατά το στάδιο της υλοποίησης.

Ακολουθήστε πάνω κάτω την ίδια διαδικασία με τους εξωτερικούς συνεργάτες. Πιάστε όλα τα θέματα που σχετίζονται με τη συνεργασία σας και καταγράψτε ότι συμφωνηθεί σε επίσημο έγγραφο, μπορεί να είναι μια σύμβαση.

Το σημαντικότερο θέμα για να παρουσιάσουν στους συμμετέχοντες είναι η τεχνική τους εμπειρία ή η ακαδημαϊκή τους γνώση αλλά μην ξεχάσετε να λάβετε υπόψη σας τα εξής:

• το ενδιαφέρον τους για τη μη τυπική εκπαίδευση και την συμμετοχική προσέγγιση,
• τις παιδαγωγικές τους δεξιότητες, συμπεριλαμβάνοντας λεπτές δεξιότητες όπως η ενσυναίσθηση και η ικανότητα ακρόασης
• την ικανότητά τους ή την επιθυμία τους να διαχειριστούν μια μεγάλη ομάδα ( αλλιώς θα πρέπει να φροντίσετε να χωρίσετε τους συμμετέχοντες σε μικρότερες ομάδες).
• την ικανότητα τους να εκφραστούν στην Αγγλική γλώσσα, σε περίπτωση που η ομάδα σας περιλαμβάνει άτομα από διαφορετικές χώρες (αλλιώς θα χρειαστεί να προβλέψετε μετάφραση για το συγκεκριμένο εργαστήρι).

Δύο μήνες πριν την πραγματοποίηση του ταξιδιού, ζητήστε από τους εκπαιδευτές μια λεπτομερή περιγραφή του εργαστηρίου τους όσο αφορά στην υλικοτεχνική και παιδαγωγική πλευρά, ώστε να μπορείτε να προετοιμαστείτε κατάλληλα (χώρος, υλικά κ.α.).

Το κόστος ενός ταξιδιού στην Ετεροτοπία εξαρτάται από διάφορους παράγοντες:

• Το είδος της διαμονής: Αυτοοργανωμένο ή οργανωμένο camping, εμπορικά καταλύματα (ξενώνας, ξενοδοχείο) κ.α.
• Την ποιότητα και την προέλευση των προϊόντων διατροφής: βιολογικά ή όχι, από τοπικά καταστήματα, λαϊκές αγορές, παντοπωλεία ή απευθείας από τους παραγωγούς κ.α.
• Τα μεταφορικά μέσα, ποδήλατα, φορτηγάκια, αυτοκίνητα. Ποια από τα οχήματα ανήκουν στην οργάνωση ή στους εθελοντές και ποιά είναι η απόσταση που θα διανυθεί κατά την διάρκεια του Ταξιδιού
• Τον αριθμό των εξωτερικών εκπαιδευτών / βοηθών και την οικονομική συμφωνία με τον καθένα από αυτούς
• Την φύση την ποσότητα και την προέλευση όλου του εξοπλισμού και των υλικών για το Ταξίδι και τα εργαστήρια (παραχωρημένα, δανεικά, αγορασμένα σε αγορά μεταχειρισμένων ή σε κανονική ή σε εξειδικευμένα καταστήματα κ.α.)
• Τη διάρκεια και το περιεχόμενο της προετοιμασίας των συμμετεχόντων πριν και μετά το Ταξίδι από την οργάνωση αποστολής

Θα πρέπει να λάβετε υπόψη όλα αυτά ώστε να καθορίσετε το ύψος του προϋπολογισμού και να αποφασίσετε σε τί μπορείτε να ανταπεξέλθετε και σε τί όχι. Πιθανά θα χρειαστεί να αποκλείσετε κάποιες επιλογές αλλά αυτό είναι μέρος του παιχνιδιού. Τώρα είναι η ώρα να θέσετε τις προτεραιότητές σας: εάν κάτι είναι απαραίτητο, σημαντικό ή δευτερεύων.

Στην δική μας περίπτωση, το μεγαλύτερο μέρος των χρημάτων που χρειάζεται για την οργάνωση των Ταξιδιών προέρχεται από δημόσιους χορηγούς και πιο συγκεκριμένα από το ευρωπαϊκό πρόγραμμα Erasmus+ (τομέας νεολαίας) αλλά αυτή είναι μια πιθανότητα πραγματοποίησης.

Για παράδειγμα η γαλλική οργάνωση, ζητάει από τους συμμετέχοντες να καλύψουν μέρος των εξόδων για την στήριξη που τους παρέχεται πριν και μετά το ταξίδι αλλά δεν λειτουργούν όλοι οι διοργανωτές με τον ίδιο τρόπο. Κάθε οργάνωση θα πρέπει να κάνει τις δικές της επιλογές σύμφωνα με την δική τους ηθική και τις ειδικές τους ανάγκες (έμμισθο προσωπικό, εξοπλισμό, συμφωνίες με τοπικούς συνεργάτες…) Οποιαδήποτε επιλογή και αν κάνετε, πιστεύουμε ότι η οικονομική συμμετοχή που πιθανά να ζητήσετε δεν θα πρέπει να είναι εμπόδιο στην συμμετοχή τους. Το Ταξίδι στην Ετεροτοπία οφείλει να είναι προσβάσιμο όλους, όποια κι αν είναι η οικονομική τους κατάσταση.

• προσαρμόζοντας το ποσό στις δυνατότητες του συμμετέχοντα
• παρέχοντας αγαθά ή υπηρεσίες αντί χρημάτων (δανείζοντας ένα όχημα για παράδειγμα)
• δημιουργώντας ένα ταμείο αλληλεγγύης
• προσφέροντας να πληρωθεί το συμφωνημένο ποσό σε μηνιαίες δόσεις για άτομα με χαμηλό εισόδημα

Όσο περισσότερες είναι οι πηγές χρηματοδότησης τόσο το καλύτερο. Μην προσκολλάστε σε μόνο μια πηγή χρηματοδότησης (για παράδειγμα το ευρωπαϊκό πρόγραμμα Erasmus+). Μπορείτε επίσης να ζητήσετε την στήριξη του δήμου σας, της νομαρχίας ή οποιαδήποτε άλλη δημόσια ή ιδιωτική δομή που ταιριάζει στην ηθική σας.

Ο καλός σχεδιασμός θα σας βοηθήσει να μειώσετε τα έξοδά σας για τα περισσότερα είδη.

Για παράδειγμα, όσο αφορά το φαγητό, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρήματα αγοράζοντας μεγάλες ποσότητες από τον ίδιο προμηθευτή ( ένα μαγαζί βιολογικών, ένα τοπικό συνεταιρισμό, ένα βιοκαλλιεργητή). Από την εμπειρία μας, ο καλύτερος τρόπος είναι να αγοράσετε προκαταβολικά τις ξηρές προμήθειες από την πόλη που διαμένετε σε κάποιο βιολογικό μαγαζί . Κατά τη διάρκεια του Ταξιδιού, ψάξτε για τα φρέσκα προϊόντα (λαχανικά, φρούτα, τυριά, ψωμί κ.α.) από παραγωγούς της περιοχής όπου πραγματοποιείτε το Ταξίδι στην Ετεροτοπία.

Σχετικά με τις μετακινήσεις (αυτές μπορεί να είναι ένα σημαντικό έξοδο μια και το Ταξίδι στην Ετεροτοπία συνήθως πραγματοποιείτε σε αγροτικές περιοχές όπου δεν υπάρχουν δημόσιες συγκοινωνίες) μπορείτε να μειώσετε το κόστος βελτιώνοντας τις διαδρομές.

• Ποιό(ά) αυτοκίνητο(α) είναι καταλληλότερο(α) να χρησιμοποιηθεί(ούν) σήμερα ( για τις αγορές ή για να μεταφέρει την ομάδα σε κάποιο συγκεκριμένο προορισμό) έτσι ώστε να αξιοποιηθούν όλες οι θέσεις;
• Υπάρχει κάποιο αρτοποιείο, στο χωριό που θα πραγματοποιηθεί η σημερινή δραστηριότητα, ώστε να αγοράσετε ψωμί;
• Υπάρχει πιο σύντομη διαδρομή να ακολουθήσετε ώστε να πάτε στο μέρος προορισμού;
• Ξέρουν όλοι οι οδηγοί την διαδρομή (ενημερώστε τους για την συντομότερη διαδρομή) ώστε να μην χαθούν στο δρόμο προς εκεί;
• Υπάρχουν δευτερεύοντες οδοί που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ώστε να αποφύγετε τα διόδια;

Για κάθε είδος δαπάνης, ψάξτε για καλές ευκαιρίες και δημιουργικούς τρόπους ώστε να καλύψετε τις ανάγκες σας. Αν το κάνετε σωστά θα εξοικονομήσετε πολύ χρόνο, ενέργεια και χρήματα.

Τελευταίο και σημαντικότερο: πάντοτε να εξετάζετε τις ανάγκες σας σε επίπεδο πόρων και όχι μόνο σε επίπεδο χρημάτων.

Μπορεί να βρείτε τρόπο να έχετε πρόσβαση σε ό,τι χρειάζεστε χωρίς να ξοδέψετε χρήματα ανταλλάσοντας κάτι με τον προμηθευτή κάποιων αγαθών ή υπηρεσιών. Για παράδειγμα μπορείτε:

• να δώσετε ένα χέρι βοήθειας στην οργάνωση που σας φιλοξενεί (βοηθώντας για παράδειγμα μια μέρα στο χώρο του αγροκτήματος) σε αντάλλαγμα της διαμονής σας στον χώρο τους
• να δανειστείτε εξοπλισμό από κάποια άλλη οργάνωση (εξοπλισμό για την διαμονή ή το μαγείρεμα, εργαλεία, οχήματα…) αντί να τον αγοράσετε
• επιτρέψτε στους εξωτερικούς εκπαιδευτές, με αντάλλαγμα κάποια έκπτωση, να πειραματιστούν/δοκιμάσουν νέες μεθόδους ή γνωστικό περιεχόμενο με την ομάδα σας
• υποστηρίξτε τους ντόπιους συνεργάτες σας στην προσπάθειά τους να αναγνωριστεί η δουλειά τους, οργανώνοντας μια δημόσια εκδήλωση στο χώρο τους σε αντάλλαγμα κάποιου σεμιναρίου κ.α.

Να είστε δημιουργικοί, σκεφτείτε εκτός της περπατημένης: μπορείτε να βρείτε μια λύση στα περισσότερα θέματα που αντιμετωπίζετε. Και αν όχι, απλά επανεξετάστε την ανάγκη σας και ψάξτε για κάποιο άλλο τρόπο: άλλη δραστηριότητα η οποία μπορεί να ανταποκριθεί στον ίδιο στόχο, άλλη τεχνική ή υλικοτεχνική διευθέτηση…

Όταν μια πόρτα κλείνει, δεν είναι το τέλος του κόσμου αλλά μόνο ένα κουνούπι στην σκηνή σας…