Η αποτελεσματική διαχείριση των πρακτικών ζητημάτων θα εξασφαλίσει την ομαλή διεξαγωγή του ταξιδιού και θα παρέχει ένα ασφαλές πλαίσιο για τους συμμετέχοντες για να βάλουν τον εαυτό τους στην πρόκληση του ταξιδιού, να γνωριστούν μεταξύ τους και να μάθουν. Σκεφτείτε πρακτικά και προσπαθήστε να προβλέψετε όσο το δυνατόν περισσότερο τις ανάγκες της ομάδας και τις καταστάσεις που μπορεί να αντιμετωπίσετε.

Εδώ βρίσκεται μια από τις μεγαλύτερες αντιθέσεις των ταξιδιών της Ετεροτοπίας: μέχρι στιγμής, βασιζόμαστε στο αεροπλάνο για τις περισσότερες διεθνείς μεταφορές!

Γιατί; Κυρίως επειδή προσφέρει σημαντικό κέρδος χρόνου και χρήματος για τους συμμετέχοντες. Αλλά μπορείτε να κάνετε διαφορετικές επιλογές και να ενθαρρύνετε τους συμμετέχοντες να χρησιμοποιούν πιο φιλικούς προς το περιβάλλον τρόπους μεταφοράς όπως τρένα, μοίρασμα αυτοκινήτων (carpooling) ή λεωφορεία. Λάβετε υπόψη ότι εάν το πρόγραμμα Ταξίδια Ετεροτοπίας υποστηρίζεται οικονομικά από το πρόγραμμα Erasmus + ή από δημόσιο φορέα, μόνο τα μέσα μεταφοράς που μπορούν να δίνουν τιμολόγιο και απόδειξη μπορεί να είναι επιλέξιμα.

Για να κλείσετε πτήσεις ή διεθνείς συνδέσεις τρένων ή λεωφορείων για τους συμμετέχοντες σας, μπορείτε να επισκεφθείτε τις ηλεκτρονικές πλατφόρμες (όπως kiwi.com, kayak.com ή interrail.eu) που γνωρίζετε ή να ζητήστε συμβουλές από τον οργανισμό φιλοξενίας πριν ψάξετε για εισιτήρια. Μπορεί να γνωρίζουν τις τοπικές δυνατότητες και τις καλύτερες προσφορές για να φτάσετε στο χώρο διεξαγωγής.

Ανεξάρτητα από το πόσο μακριά έρχονται οι συμμετέχοντες, εάν φιλοξενείτε ένα Ταξίδι, θα χρειαστεί να οργανώσετε την άφιξη και την αναχώρηση των συμμετεχόντων και να σχεδιάσετε επιπλέον διαμονή αν χρειαστεί πριν και μετά το ταξίδι (βλ. παρακάτω κεφάλαιο). Για να το κάνετε αυτό, σας συμβουλεύουμε να δημιουργήσετε έναν ηλεκτρονικό πίνακα στον οποίο θα διατίθενται όλες οι απαραίτητες πληροφορίες.

Από την εμπειρία μας, θα πρέπει να περιλαμβάνουν τουλάχιστον:

* το όνομα του συμμετέχοντα * τη χώρα από την οποία έρχεται * το μέσο μεταφοράς που χρησιμοποιήθηκε (πτήση, λεωφορείο, τρένο, αυτοκίνητο) * τον τόπο, την ημερομηνία και την ώρα άφιξης στην πόλη όπου θα συναντήσετε τους συμμετέχοντες * τον τόπο, την ημερομηνία και την ώρα αναχώρησης από την πόλη / χώρα σας * τη διατροφή των συμμετεχόντων, την κατάσταση υγείας και τις ειδικές ανάγκες (εάν υπάρχουν).

Σας προτείνουμε να δώσετε πρόσβαση σε αυτόν τον διαδικτυακό πίνακα στους συντονιστές των διεθνών συνεργατών σας, ώστε να μπορούν να τον συμπληρώσουν με τους συμμετέχοντες τους αφού αγοράσουν τα εισιτήρια μαζί τους.