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Quelles sont les ressources nécessaires pour organiser un Voyage ?

Un équipe qualifiée, des rôles et des responsabilités clairs

Le succès du Voyage dépend fortement des qualités de l’équipe d’organisation. Chaque membre d'équipe doit disposer à la fois des compétences spécifiques nécessaires au rôle qu'il viendra à endosser pendant le Voyage et d’un ensemble d'aptitudes transversales, parmi lesquelles:

  • une forte implication dans le projet ;
  • des compétences en communication interculturelle ;
  • de l'application dans la mise en œuvre de ce qui a été décidé ;
  • de la flexibilité, de l'adaptabilité;
  • des capacités à anticiper les risques et à résoudre les problèmes ;
  • un niveau d'anglais suffisant (si le projet implique des personnes de différents pays).

Il revient à chaque équipe de trouver son propre équilibre mais nous vous conseillons d’énumérer aussi précisément que possible les divers rôles et responsabilités qui devront être endossés par chacun des membres de l'équipe afin d’éviter les malentendus ainsi que les tâches et les responsabilités non attribuées.

Parmi l'ensemble des tâches à accomplir avant, pendant et après le Voyage, nous recommandons de prendre en compte au moins les rôles suivants :

  • coordination générale
  • facilitation / animation
  • gestion administrative et financière
  • logistique
  • gestion des partenariats
  • communication.

Précisez la signification de chacun d’eux et énumérez les tâches que chacun implique sur un document qui sera signé à la fois par le coordinateur d'équipe et par la personne qui endossera le rôle. Soyez réalistes lors de la conception des rôles et lors de leur assignation. Il est possible de vous essayer à de nouveaux champs d'action et de vous mettre au défi dans certains domaines, mais prenez garde à ne pas surestimer vos capacités ou à vous surcharger de travail et de responsabilités : vous risqueriez de casser sous la pression, et l'équipe dans son ensemble en pâtira.

Quelques semaines avant le début du Voyage, rassemblez l'ensemble de l'équipe pour une simulation (filage) : déroulez le programme jour par jour en précisant qui fait quoi, quand et comment, avec le plus de détails possible. Essayez d’anticiper les problèmes et de définir des moyens de les gérer en équipe.

Pendant le Voyage, prenez un moment à la fin de chaque journée pour une réunion d'équipe. Faites le point sur le déroulement de la journée écoulée, préparez le lendemain et tirez enseignement de ce qui s'est passé pour améliorer votre action.

Agissez et réagissez en tant qu'équipe, en gardant toujours à l'esprit cette règle élémentaire : quoi qu'il advienne, si une information erronée a été diffusée auprès des participants par l'un de vos co-équipiers, et dans la mesure où cette information ne met en danger personne, ne la contredisez pas : suivez-là. Vous aurez l'occasion d'y revenir plus tard, lors de votre prochaine réunion d'équipe. Pour l'heure, votre rôle est de soutenir les participants et vos co-équipiers dans sa mise en oeuvre et de faire en sorte que la journée se déroule au mieux.

Des partenaires fiables

Avec qui s'associer et à quelles fins ?

Un Voyage en Hétérotopie implique généralement de nombreux partenaires au niveau local:

  • des acteurs de l'économie sociale et solidaire (associations, coopératives, entreprises sociales) et du développement durable ;
  • des collectifs informels et des mouvements citoyens menant des campagnes de sensibilisation ;
  • des organisations sociales ou de jeunesse engagées aux côtés des publics fragilisés ;
  • des formateurs / éducateurs, issus du milieu académique ou de l'éducation non formelle ;
  • des documentaristes (vidéastes, chroniqueurs radio, etc.) qui souhaitent créer une oeuvre à partir du Voyage ;
  • des chercheurs (en sciences de l'éducation, en économie, en psychologie, etc.) qui souhaitent mener une recherche sur le Voyage et sur ceux qu'il implique.

En pratique, ces partenaires contribueront à une (au moins) des six tâches suivantes:

  • participer à la conception du Voyage en Hétérotopie qui se déroulera dans leur région ;
  • accueillir le groupe de participants et partager avec eux leurs connaissances et leurs savoir-faire à travers un atelier, un chantier, un entretien, etc. ;
  • vous aider à trouver des participants ;
  • faire connaître le projet et participer aux activités de dissemination ;
  • diffuser les résultats du projet une fois arrivé à son terme ;
  • suivre et accompagner les participants au retour.

Comment fonder un partenariat solide ?

La qualité du Voyage que vous organiserez dépendra fortement de la qualité des partenariats que vous aurez montés. Prenez par conséquent le temps de communiquer avec vos partenaires pour connaître leurs objectifs et leurs motivations respectives.

Nous vous conseillons d’être particulièrement à l’écoute de ceux qui accueilleront une étape du voyage. À moins que vous ne les connaissiez déjà bien, prenez contact avec eux avant d’imaginer quelque programme que ce soit. Expliquez-leur tous les aspects du Voyage en Hétérotopie (thèmes abordés, approche pédagogique, groupes cibles, etc.) et faites un brainstorming ensemble pour déterminer quels ateliers/interactions seraient possibles à leur côtés. Efforcez-vous de bâtir une relation de confiance, à fortiori si vous n’avez jamais travaillé ensemble. En plus des démarches que vous effectuerez pour aller à leur rencontre, invitez-les à visiter votre site internet/blog/page sur les réseaux sociaux ou à venir sur votre lieu de travail pour qu’ils rencontrent votre équipe au complet. Dans tous les cas, prenez-le temps d'exposer l’objet de votre organisation, les activités que vous réalisez et vos sujets de prédilection. Il vous en coûtera du temps et de l’énergie mais notre expérience nous mène à croire que le jeu en vaut la chandelle.

Si le courant passe bien entre vous et vos partenaires potentiels, organisez une visite terrain pour discuter des termes du partenariat chez eux, idéalement au moins 4 ou 5 mois avant la date de début du Voyage. Déterminez ensemble la durée de votre étape chez eux, qui puisse donner suffisamment de temps aux participants pour comprendre leur projet, s'investir dans leurs activités quotidiennes et réaliser quelque chose à leur côté. Profitez-en pour spécifier les conditions d’hébergement qu’ils seront en mesure de fournir au groupe (accès à l'eau et à l'électricité, espace disponible pour camper, etc.), pour préciser vos besoins matériels et pour définir les résultats que vous souhaitez atteindre ensemble. Si votre groupe est international, assurez-vous également qu'une partie au moins de vos hôtes soit en capacité de parler anglais afin de pouvoir interagir directement avec le groupe.

Efforcez-vous de maintenir un contact régulier et de passer en revue un maximum de sujets lors de vos rencontres. Gardez en tête qu’un bon partenariat repose à la fois sur des valeurs et des centres d’intérêts communs, sur la complémentarité des partenaires (en matière de ressources, de compétences et d'expérience) et sur la clarté des termes de l'échange. Ne vous limitez pas aux accords de principe : veillez à aborder tous les sujets, y compris ceux qui semblent délicats. Vous devez être capables de parler d’argent et d’utiliser différents prismes pour questionner les attentes de vos hôtes afin de vous assurer qu’ils ont bien compris les différents aspects de votre séjour et qu'ils sont prêts à relever les défis qu'il induira.

Faites en sorte de lever les lièvres, d'identifier les non-dits et les biais inconscients. Tout point qui n'aura pas été abordé à l’avance pourra donner naissance à des quiproquos ou des frustrations au fur et à mesure du déroulement du Voyage.

Si après plusieurs échanges vous avez l'impression que le partenariat n’est finalement pas pertinent, ou que vous ne « le sentez pas », ne vous alarmez pas : mieux vaut s'en rendre compte maintenant que plus tard. Réfléchissez aux autres options qui s'offrent à vous, qu'il s'agisse d'envisager autre chose avec vos interlocuteurs actuels ou de solliciter une autre organisation de la région.

Ne sous-estimez pas l'effort : la recherche de partenaires adéquats est un long processus ! Il vous faudra probablement plusieurs réunions sur place (au moins 2) pour comprendre vos partenaires potentiels et enfin vous sentir en mesure de signer une convention bilatérale qui comportera toutes les informations importantes : objectifs, durée du séjour, contenu des ateliers, matériel fourni, accord financier, etc.

Soyez clair et ferme : ce document sera votre accord final et vous aidera à éviter les malentendus lors de la mise en place du Voyage et à résoudre certains problèmes lors de son implémentation.

Vous pouvez suivre un procédé similaire pour vos intervenants extérieurs. Traitez tous les sujets qui concernent votre coopération et couchez sur le papier ce sur quoi vous vous mettez d’accord, sous une forme qui vous engage mutuellement, un contrat par exemple.

Le point le plus important à aborder avec les intervenants que vous solliciterez est leur degré d’expertise (technique ou académique) dans le domaine auquel vous voulez qu’ils initient les participants. N’oubliez cependant pas de considérer également :

  • leur intérêt pour l’éducation non-formelle et les approches participatives ;
  • leur compétences pédagogiques, notamment l’empathie et l’écoute ;
  • leur capacité à et leur volonté de gérer de grands groupes de personnes (si ce n’est pas leur tasse de thé, vous devrez réfléchir à la manière dont vous pourrez scinder le groupe le temps de l’activité) ;
  • leur niveau en anglais si le Voyage l’exige (autrement vous devrez anticiper les besoins en traduction).

Dans les deux mois qui précèdent le Voyage, demandez à chaque intervenant de vous fournir un déroulé détaillé de son atelier, d’un point de vue logistique et pédagogique, afin que vous puissiez vous préparer (choix des espaces où l’atelier aura lieu, préparation des équipements adéquats, etc).

Ressources financières

Définir vos besoins

Le coût d’un Voyage en Hétérotopie dépend de plusieurs facteurs :

  • le type d’hébergement : autogéré ou non, sur un terrain “vierge” ou sur un vrai terrain de camping, en extérieur ou dans un logement “en dur” (gîte, auberge de jeunesse) etc.
  • la provenance et la qualité de la nourriture : certifiée en agriculture biologique ou non, acquise dans des magasins de proximité, sur des marchés de plein vent, dans des supermarchés ou directement auprès des producteurs, etc.
  • les moyens de transport: vélo, minivans, bus, voiture.
  • l'identité des propriétaires de la flotte de véhicules (votre organisation, certains de vos bénévoles, une organisation commerciale…)
  • les distances parcourues pendant le Voyage ;
  • le nombre d’intervenants extérieurs / facilitateurs sollicités et les modalités de l'accord financier que vous avez avec chacun d’eux ;
  • la quantité, la source et la nature des équipements et des matériaux nécessaires pour le Voyage et les activités qu'il comporte (dons, prêts, achats d’occasion, acquisition dans une grande chaîne de magasins ou dans des boutiques spécialisées, etc.)
  • la durée et le contenu de l’accompagnement que vous proposerez aux participants avant et après le Voyage
  • la nature des accords que vous avez avec vos partenaires internationaux (dans le cas d'un projet européen).

Vous devez prendre l'ensemble de ces éléments en considération pour faire une première estimation de budget et voir ce qui peut rentrer dans votre budget et ce qui excède vos ressources.

Il y a de grandes chances que vous ayez à écarter certaines options en raison d'un manque de ressources financières ; cela n'ira pas sans frustration mais cela fait partie de l’expérience. C’est le moment de vous fixer des priorités et de différencier ce qui est vital de ce qui est important mais pas nécessaire, voire simplement accessoire.

Rassembler les fonds nécessaires

Jusqu’ici, la plupart des fonds qui nous ont servis à organiser le Voyage en Hétérotopie venaient de subventions publiques, et plus précisément du programme Erasmus+ (volet Jeunesse), mais ce n’est qu’une manière de faire parmi d'autres.

Côté français, il nous est arrivé de demander une contribution financière aux participants pour couvrir une partie des coûts de l’accompagnement que nous leur proposions en amont et en aval du Voyage, mais toutes les organisations avec qui nous avons collaboré n’ont pas fait ce choix.

Nous tenons à la liberté d'action de chacun des partenaires en la matière et pensons que chaque organisation doit pouvoir faire ses propres choix en fonction de son éthique, de son contexte et de ses besoins spécifiques (présence ou non de salarié-e-s, accords conclus avec les partenaires sur place…). L'important est que l'argent ne soit pas un frein à la participation des personnes. Qu'il induise ou non une participation financière de la part des voyageurs, le Voyage en Hétérotopie doit pouvoir être accessible à tous (et à toutes les bourses).

Nous vous invitons à envisager la question de la contribution des personnes de manière large. Il existe en effet de nombreux moyens à votre disposition pour permettre aux participants de contribuer d’une manière moins ou non-monétaire :

  • adapter la contribution aux revenus de la personne ;
  • fournir des biens ou services au lieu d’une contribution financière (prêt de véhicule…) ;
  • créer un fond de solidarité entre les participants ;
  • proposer de mensualiser la contribution pour les personnes à bas revenus ;
  • etc.

Plus vous parviendrez à diversifier vos sources de financement, mieux ce sera. Dans l'idéal, ne vous contentez pas d’un seul financeur (par exemple une subvention du programme européen Erasmus+) sous peine d’être vulnérable en cas de refus de leur part. Demandez l’appui de votre commune, de la région ou d’autres entités publiques ou privées dont vous partagez les valeurs : plus vous aurez de sources de financement et plus vous aurez de chances de pouvoir passer à l'action.

Chercher de bons plans pour maîtrisez vos dépenses

Un Voyage en Hétérotopie induit des dépenses non négligeables. Bien planifier ces dernières vous permettra d'être plus efficients et de maîtriser votre budget.

Par exemple pour la nourriture, vous pourrez faire des économies en achetant de grandes quantités chez un même fournisseur (un magasin biologique, une coopérative locale, un maraîcher du coin). Nous vous conseillons d’acheter les aliments secs (céréales, légumineuses, conserves…) à l’avance dans un magasin d'alimentation biologique de votre ville d'origine et d'identifier autant que possible les lieux d'approvisionnement éventuels pendant votre Voyage. Une fois en déplacement, gardez l’œil ouvert pour trouver des aliments frais (légumes, fruits, fromages, pain, etc.) produits par de petits agriculteurs et des artisans de la région dans laquelle vous vous déployez.

D'ordinaire, il est possible d'obtenir des prix plus avantageux en prévenant les fournisseurs/producteurs à l’avance, en précisant les produits dont vous aurez besoin et les quantités que vous recherchez. En procédant ainsi, vous pourrez également adapter vos approvisionnements au prix du marché (en substituant par exemple un légume à un autre en fonction des quantités disponibles et des prix proposés).

Pour les transports (qui peuvent représenter un budget conséquent dans la mesure où le Voyage en Hétérotopie se déroule le plus souvent principalement en zone rurale, dans des endroits difficiles d'accès en transport en commun), il vous est possible de réduire vos coûts en optimisant chaque trajet. Soyez pragmatique :

  • Quelle voiture allez vous utiliser (qu'il s'agisse de faire des courses ou bien d’emmener un groupe de participants quelque part) pour que l'espace disponible soit utilisé de manière optimale ?
  • Si vous vous rendez en ville pour une activité, pouvez-vous maximiser l'utilité de votre trajet en en profitant pour faire quelques courses ? (par exemple en identifiant une boulangerie dans laquelle vous pourriez vous arrêter un instant pour acheter le pain nécessaire au groupe) ?
  • Existe t-il un raccourcis pour atteindre votre destination ?
  • Tous les conducteurs connaissent-ils le chemin à parcourir pour aller là où vous allez ? Pensez à fournir à chacun un itinéraire détaillé pour éviter qu'il ne se perdent…
  • Est-il possible d’atteindre votre destination par les routes nationales et départementales pour éviter de payer les péages ?

Pour chaque ligne de dépense, cherchez les bons plans et réfléchissez à des manières alternatives de vous procurer ce dont vous avez besoin. Cela vous permettra d’économiser non seulement de l’argent mais également beaucoup de temps et d’énergie, que vous pourrez mettre à profit ailleurs.

NB : "vos ressources" ne sont pas que financières

Dernier conseil : considérez toujours vos besoins en termes de ressources et non seulement en termes d’argent.

Il n’est pas impossible que vous trouviez des moyens d’accéder à ce dont vous avez besoin sans dépenser d’argent en offrant quelque chose d’autre au fournisseur de bien ou de service que vous sollicitez.

Vous pouvez par exemple :

  • aider l’organisation d’accueil en échange de votre séjour sur le site dont elle est propriétaire (en passant par exemple une journée aux champs si c'est une ferme qui vous accueille, ou en contribuant à un chantier participatif dans un lieu en émergence) ;
  • emprunter du matériel à une autre organisation (de l’équipement de cuisine ou de camping, des outils, un véhicule…) au lieu de l’acheter ;
  • offrir la possibilité à un intervenant externe de tester un nouvel outil / méthode / module d'animation avec votre groupe en échange d’une ristourne sur son intervention ;
  • aider vos partenaires locaux à faire connaître leur travail en s’occupant de l’organisation d’un évènement publique sur leur terrain en échange d’un atelier avec eux, etc.

Soyez créatifs, sortez des sentiers battus : il existe une solution à la plupart des problèmes que vous rencontrerez. Et si ce n’est pas le cas, vous pourrez toujours reconsidérer votre besoin et trouver une autre méthode pour atteindre l'objectif que vous poursuivez ou pour résoudre le problème logistique que vous rencontrez. Si une porte se ferme, ce n’est pas la fin du monde, juste un moustique dans votre tente…

fr/guide/resources.txt · Dernière modification: 2019/03/24 12:57 par Camille