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Facilitation

Se préparer au Voyage

Le Voyage en Hétérotopie repose sur une approche horizontale, dans un cadre non-formel. Les facilitateurs ont des responsabilités spécifiques mais ils font aussi partie du groupe : ils en vivent les dynamiques et en respectent les lois au même titre que les autres. Ils sont des apprenants aux fonctions particulières, garants du bon déroulement du projet, de sa préparation à son évaluation.

Fonder l'équipe, définir son fonctionnement

Chaque équipe de facilitateurs a ses propres manières de travailler. Il est important que vous preniez le temps de définir votre fonctionnement pendant la phase de préparation, surtout si c’est la première fois que vous travaillez ensemble.

Mettez-vous d'accord sur vos rôles respectifs, sur la procédure à suivre en cas de désaccord ou de conflits, sur la manière dont vous prendrez des décisions, sur votre approche pédagogique et sur votre gestion du cadre. Sitôt vos choix faits, couchez-les sur le papier afin d'en garder la mémoire et de disposer d'un point de référence tout au long du projet.

À vous de décider de la façon dont vous vous organiserez : il y a probablement autant de manière de faire qu'il existe d'équipes ! L'important est que vous disposiez d'une vision claire et partagée de la façon dont vous allez procéder.

Précisez également les rôles et responsabilités des accueillants, des leaders de groupe internationaux ou de toute autre personne impliquée dans la facilitation. (Le Voyage en Hétérotopie que nous avons organisé en Sicile en mars 2018 impliquait par exemple une équipe élargie composée de travailleurs jeunesse responsables de l'accompagnement des jeunes participants de leurs pays respectifs, des coordinateurs de l'organisation d'accueil et du partenaire local principal).

Soyez précis et pragmatiques pour définir votre fonctionnement :

  • Quel sera le rôle des facilitateurs, des animateurs jeunesse et des leaders de groupe ? Se limitera-t-il à accompagner les participants et à entretenir une dynamique de groupe positive ou seront-ils également amenés à animer des activités ? Et si oui, lesquelles ?
  • Par quel moyen entendez-vous communiquer au sein de votre équipe ? Comment vous assurer que chacun de ses membres sera informé au plus vite en cas de prise de décision spontanée / en urgence?
  • Comment se dérouleront les sessions plénières qui suivront les activités ? Seront-elles gérées par l'ensemble de l'équipe ou bien uniquement par le(s) responsable(s) de l'activité qui vient de s'achever ? Sous quelles conditions et dans quelle mesure un autre membre de l'équipe pourra-t-il intervenir ?
  • Les facilitateurs devraient-ils se mêler des histoires interpersonnelles entre participants ? Dans quels cas ? de quelle manière ? et jusqu'à quel point ?
  • Jusqu'où laisserez-vous les participants faire leurs propres expériences (incluant parfois erreurs, tensions et frustrations) sans intervenir ?

Les questions que vous vous poserez et les réponses que vous y apporterez varieront d'un Voyage à l'autre (selon le profil des participants, l’environnement de travail, les règles de sécurité que vous aurez adoptées, les accords conclus avec vos partenaires locaux et votre programme d'activités) mais vous aurez besoin dans tous les cas d'une préparation rigoureuse et d'un haut niveau de communication au sein de votre l'équipe.

Se préparer à l'expérience en tant que personne

Bien que facilitateur/trice du Voyage, vous vivrez vous aussi une expérience intense dont beaucoup d'aspects seront similaires à celle que vivront les participants. Comme eux, vous serez amenés à sortir régulièrement de votre zone de confort et à vous confronter à des situations qui vous permettront de grandir personnellement et professionnellement.

Vous le concevrez et l'animerez sans doute mais vous passerez aussi par un processus de préparation au Voyage. À l'image des participants, vous définirez vos objectifs d'apprentissage, vous analyserez vos forces et vos faiblesses, vos peurs et vos attentes, et vous les partagerez avec les autres membres de votre équipe.

Sur le terrain, vous suivrez les mêmes règles que les participants. Votre équipe devra réussir à fonctionner du mieux possible en prenant en compte les besoins de chacun et ceux du groupe dans son ensemble.

En amont du Voyage, il est essentiel que vous travailliez sur les dynamiques au sein de votre propre groupe car vous serez un point de référence pour les participants une fois le voyage commencé.

Pendant le Voyage, il vous faudra être attentifs à la façon de fonctionner de votre équipe et au bon déroulement du programme sans perdre de vue votre propre processus d'apprentissage. Cela vous demandera des efforts importants mais vous permettra également d'établir une relation de confiance mutuelle et de proximité avec les participants dans la mesure où vous serez confrontés à des questionnements et des situations similaires. Il leur sera plus facile de partager avec vous ce qu'ils vivront et ce qu'ils apprendront sur eux-mêmes s'ils savent que vous vous prêter au même exercice et seront plus réceptifs à votre l'accompagnement.

Créer et maintenir un espace propice aux apprentissages

Tout au long du projet, votre rôle de facilitateur/trice consistera à générer des conditions propices aux apprentissages. Il sera de votre responsabilité de créer puis de maintenir des espaces et des circonstances qui inciteront les participants à explorer et expérimenter de nouvelles idées ou activités et à exprimer leur potentiel.

Les résultats de l’expérience ne dépenderont bien évidemment pas que de vous ; vous ne ferez “que” mettre en place un environnement propice et n'interviendrez ensuite que lorsqu'il sera menacé pour garantir aux participants un espace sûr et l’accès aux ressources nécessaires à leurs apprentissages. À cet égard, il vous faudra veiller à ce que leurs besoins primaires soient bien satisfaits afin qu’ils puissent se concentrer sur le reste et ne pas être distraits par des problèmes annexes sans intérêt pédagogique particulier.

Il s'agira en définitive de s'inscrire dans la démarche du Tao telle que décrite par Chris Corrigan dans The Tao of Holding Space:

Le centre de l’espace est vide. Il s’agit de l’espace lui-même, un espace d’invitation, de possibilités, qui permet à chaque potentiel, à chaque direction, à chaque résultat de s’exprimer. L’espace libre permet d’équilibrer le tout et le rien. Conserver l’espace, c’est l’art d’être à la fois totalement présent et complètement invisible.

Pour une "adaptabilité radicale"

Le concept d'“adaptabilité radicale” a été utilisé pour la première fois lors du Voyage en Hétérotopie 2015 pour qualifier le type de facilitation qui avait été mis en place alors. Nous l’avons conservé depuis comme un point de repère pour l’équipe de facilitation.

L'adaptabilité radicale consiste à prendre en compte les expériences, les attentes et les besoins des personnes tout en gardant à l’esprit les tâches et les responsabilités de l’équipe envers ses partenaires. Il s’agit d’équilibrer les besoins de chaque cellule (les individus dans le groupe, le groupe lui-même, les partenaires, le projet dans son ensemble) pour maintenir l’”organisme” qu’elles composent en condition optimale.

En pratique, cela se traduit par un ensemble de lignes directrices pour l'équipe de facilitation que l'on pourrait résumer ainsi :

  • Fédérer: rapprocher les gens les uns des autres, accueillir et prendre soin de chaque personne, créer une atmosphère de confiance, d’intimité et de sécurité émotionnelle ;
  • Garantir la liberté d’expression de chacun-e ainsi que le respect et la solidarité entre les participants ; les encourager à s’exprimer, à dire ce qu’ils n’auraient peut-être pas dit dans d’autres circonstances ;
  • Mandater: Donner des responsabilités à chacun-e, partager les tâches et faciliter l’implication de chacun-e ; encourager la réciprocité (faire attention à l’équilibre entre ce que chacun-e donne et reçoit des autres) et soutenir les personnes lorsqu’elles prennent des initiatives ;
  • Clarifier: Être attentif à la façon dont l’information se transmet et se partage, faire respecter les règles de vie collectives (en sachant qu'elles pourront être amenées à changer en fonction des besoins qui seront exprimés au fur et à mesure) ;
  • Écouter et répondre aux attentes / questions / frustrations / satisfactions des participants; accepter de s’atteler aux problèmes dès qu’ils se posent ; communiquer avec chacun-e pour comprendre les divergences de points de vue et trouver des solutions en cas de problème ; se préoccuper des tensions et chercher à les apaiser dès qu’elles se présentent ; prendre le temps de se réunir et de dialoguer et être transparent sur ce qu’il se passe ;
  • Écouter et répondre aux partenaires afin de mettre en place ensemble des sessions de formation et des ateliers de haute qualité ;
  • Évaluer ce qui a été fait quotidiennement pour s’améliorer tout au long du Voyage ;
  • Anticiper autant que possible ce qui pourrait se produire ;
  • Penser positif: Être ouvert à l’intelligence collective du groupe, chercher des solutions alternatives si ce qui a été mis en place ne convient pas ; faire de son mieux pour régler les situations tendues avec le moins de heurts possible ; rassembler les personnes et prendre leur points de vue en compte pour trouver de nouvelles solutions ensemble ; prendre du recul et permettre aux participants d’avoir une vision d’ensemble sur ce qui se passe ;
  • Remercier les participants et les partenaires pour leur investissement, célébrer les réussites du groupe.

Mettre en place une facilitation de ce type nécessitera de chaque membre de l'équipe un grand dévouement au projet. On peut quasiment parler d’un investissement 24h/24 - 7j/7 pendant toute la durée du Voyage !

Il s’agit également de faire preuve d’humilité, d’humour et d’être capable de reconnaître ses erreurs et d’entendre les critiques pour maintenir haut le moral des participants et tirer le meilleur de chaque expérience, qu’elle soit positive ou négative.

La gestion du temps : une responsabilité collective

“On n'a pas assez de temps pour finir l'activité” - “On n'a pas le temps d'approfondir” - “On manque de temps libre” - “Il a trop de temps mort” - … Autant de remarques qui reviennent souvent dans la bouche des participants. Et pour cause ! La gestion du temps est un élément central du Voyage qui peut fortement affecter la qualité de l'apprentissage, l'ambiance et la dynamique de groupe.

Le programme du Voyage (qui inclut des temps formels et informels) doit permettre de satisfaire les différents besoins des participants en matière de répartition du temps : assez de moments dédiés à l'exploration et à l'expérimentation ; du temps pour intégrer et organiser les nouvelles informations ; du temps pour réfléchir, discuter et donner collectivement du sens aux choses ; suffisamment de moments pour soi mais aussi de moments pour partager avec les autres membres du groupe.

Une bonne facilitation sera fondamentale si vous souhaitez “avoir le temps de tout faire”, à d'autant plus forte raison que les participants ont généralement tendance à ignorer les contraintes horaires. Et c'est bien normal ! Engagés dans une activité, les voilà absorbés par ce qui est en train de se passer et ils sont bien loin de savoir alors si l'on est en train d'empiéter ou pas sur l'activité suivante ou sur leur temps libre. C'est à ce moment là que vous devrez intervenir en les informant régulièrement du temps écoulé et du temps qu'il reste. Il est important que vous précisiez la durée prévue de l'activité lorsqu'elle commence puis que vous avertissiez les participants au minimum une demie heure, puis dans les 5 à dix minutes avant que le temps ne soit écoulé. En procédant ainsi, vous leur permettrez de garder la notion du temps et d'éviter les frustrations liées à une mauvaise gestion de ce dernier (activité inachevée, pause raccourcie…)

Il vous sera parfois utile de modifier le temps dédié à une activité, mais veillez à ce que ces modifications ne soient pas dues à une mauvaise gestion du temps mais au contraire à la prise en compte d'un besoin. Vous pourrez par exemple choisir d’ajouter du temps à une activité en cours :

  • si vous sentez que cela permettra d’atteindre de meilleurs résultats d’apprentissage ;
  • lorsqu’un conflit se dessine et qu’il s’agit de le prévenir / le gérer ;
  • pour rééquilibrer l’état émotionnel du groupe ;
  • quand des facteurs externes influent sur le déroulement des activités et vous ont mis en retard ;
  • quand le groupe décide collectivement de changer le programme de la journée pour qu'il réponde mieux à ses aspirations et besoins.

Apprendre à gérer la contrainte “temps” est une expérience enrichissante en elle-même pour les participants. Un de vos objectifs en tant que facilitateur/trice consistera à faire réaliser au groupe que chacun de ses membres est responsable de la façon dont sont dépensées les minutes passées ensemble et des conséquences que cela a sur l'atteinte des objectifs poursuivis par les individus et par le groupe. Partager la responsabilité de la gestion du temps aidera en outre les participants à rester concentrés lors des ateliers, à s’organiser dans la journée, à prioriser et à respecter les besoins de chacun et ceux du groupe.

Soutenez-les dans la reconnaissance de leurs besoins afin qu'ils puissent mieux gérer leur temps et mieux respecter les horaires. Par exemple, si un-e participant-e est constamment en retard le matin, invitez le/la à se poser la question de pourquoi. Peut-être il/elle a t-il/elle besoin de plus de temps pour sa routine matinale (lever, douche, petit-déjeuner) pour se sentir d’attaque ; auquel cas une solution pourrait être qu’il/elle ajuste son heure de réveil en conséquence ; ce qui impliquera peut être qu’il/elle devra « sacrifier » une heure de soirée afin de se coucher plus tôt et d'être ainsi capable de prendre le temps dont il/elle a besoin le matin pour être à l’heure. À chacun-e de définir ses stratégies : l'important est qu'il/elle reconnaisse ses responsabilités et assume les conséquences de ses choix.

Il est important que vous parliez des problèmes que le groupe rencontre en terme de gestion du temps avant qu’il ne prenne la mauvaise habitude de négliger les horaires définis ensemble et que ne s'installe une inertie qu'il vous sera alors difficile de combattre.

Voici quelque pistes pour aborder le sujet avec le groupe :

  • le problème rencontré est-il un problème collectif ou un problème personnel ?
  • Manquons-nous vraiment de temps ou gaspillons-nous le temps que nous avons ?
  • Quels sont les facteurs (internes et externes) qui nous empêchent de bien gérer notre temps ? Peut-on les éviter ou en réduire les effets ? Et si oui, comment ?
  • Comment utilisons-nous notre temps libre ? En profitons-nous pour satisfaire les besoins que nous n'avons pas encore eu le temps d'honorer dans la journée ou bien nous laissons-nous “aspirésé par les activités précédentes ?
  • Quels outils et méthodes pourrions-nous mobiliser pour mieux gérer le temps ?
  • Dans le cas où nous déciderions collectivement de changer le planning, comment nous assurer que ces modifications ne mettent pas en péril la réalisation de nos objectifs ? Quels risques encourrons-nous ? Sommes-nous prêts à les accepter ?

Dans tous les cas, la gestion du temps sera un sujet sensible car la perception du temps varie d’une personne à l’autre, tout comme le temps dont chacun a besoin pour satisfaire ses besoins. Il sera de la responsabilité du groupe dans son ensemble d’aider chacun-e à tirer le meilleur parti de son temps et à veillez au respect des horaires avec bienveillance et fermeté.

Conseils et outils pour améliorer la dynamique de groupe

Compte tenu de la place qu'occupe le “vivre-ensemble” dans l’expérience du Voyage en Hétérotopie, il est nécessaire de mettre en place de la facilitation pour permettre à des participants aux besoins, envies et aspirations variées de s’exprimer et de profiter au maximum des activités proposées.

Les principes et conseils suivants sont particulièrement applicables pour des discussions en plénière mais peuvent être adaptés à n’importe quelle activité :

  • Savoir quand le groupe s’ennuie ou commence à fatiguer pour pouvoir réagir et changer de rythme pour garder une bonne ambiance ;
  • Analyser les dynamiques à l'oeuvre et l'impact de vos interventions sur le groupe afin d'améliorer et d'adapter votre facilitation d’une étape à l'autre ;
  • Prendre en compte les différences de fonctionnement entre les personnes pour que chacun-e se sente écouté-e et respecté-e.

Permettre à chacun d’être entendu

Pendant une discussion, il arrive que certains gardent le silence du début à la fin. Cela ne veut pas dire qu’ils n’ont rien à dire ! Utiliser des techniques de facilitation variées vous permettrez à un maximum de participants de pouvoir s’exprimer à leur façon au cours du Voyage : à l’oral, à l’écrit, en silence, avec des gestes, par le dessin, la musique ou des jeux, pendant des activités calmes ou endiablées…

Les Gestes issus de la Sociocratie peuvent être particulièrement utiles au facilitateur pour comprendre les raisons derrière le silence d'un participant.

Un-e participant-e peut par exemple cesser de suivre les discussions parce que les personnes qui s'expriment parlent trop bas et qu'il/elle n'entend pas ce que ce dit. De peur de déranger le groupe ou d'interrompre les discussions, il/elle peut facilement s'extraire de la discussion, alors qu'un simple geste aurait pu lui permettre d'exprimer le problème sans interrompre personne et résoudre ainsi la situation.

De la même manière, certains participants silencieux ont peut-être besoin d'un changement de rythme, que quelqu'un reformule ce qui vient d'être dit ou bien souhaiteraient exprimer leur frustration de voir le groupe se répéter ou s'éloigner du sujet. Les gestes les aideront à exprimer ces problèmes sans interrompre personne et le groupe pourra alors se saisir du problème et le résoudre.

Les signes ci-dessus sont un exemple de ce qui a pu être utilisé par le mouvement « Occupy ». Il en existe d’autres et rien ne vous empêche de créer les votres pour répondre à des besoins précis. Quoi que vous choisissiez, nous vous recommandons d’afficher les signes que vous aurez adoptés pour rafraîchir la mémoire des participants pendant les assemblées et les travaux de groupe. Assurez-vous également que toutes les personnes qui participent à la réunion sont installées de manière à pouvoir se voir.

Garder le rythme et le cap

Utiliser des “rôles”  pendant les réunions (en particulier pendant les discussions qui précédent une prise de décision) aidera le groupe à rester concentré jusqu’au bout tout en permettant à certaines personnes de s’impliquer d’une façon qui leur convient mieux (certaines personnes préfèrent avoir une mission précise pendant une discussion, cela leur évite de se laisser distraire.)

Vous pouvez choisir d’utiliser des rôles « classiques » comme le Gardien du Temps, le Facilitateur, le Meneur ou le Secrétaire ou bien choisir, voire créer, d’autres rôles selon les besoins que vous estimerez. Vous pouvez également choisir qu’un rôle sera tenu par plusieurs personnes à tour de rôle pour qu’elles puissent ensuite échanger leurs impressions et faire un bilan plus complet de la situation.

Dans le cadre du Voyage en Hétérotopie, nous utilisons régulièrement deux rôles pour faciliter nos réunions : le Gardien du Temps et le Pousse-Décision.

Le Gardien du Temps a pour mission d'informer régulièrement le groupe du temps qu’il lui reste pour l’activité. Il est fréquent que ce rôle soit assuré par le facilitateur mais assigner ce poste à une autre personne lui permettra d’être plus disponible pour piloter les discussions et maintenir une dynamique de groupe positive.

Si le groupe choisit d’utiliser ce rôle lors d’une activité, il est important de s'y tenir. La réunion devra s’achever dès que le temps imparti sera écoulé, à moins que le groupe ne décide d’ajouter un laps de temps supplémentaire, dont il devra définir la durée (5 minutes, un quart d’heure, etc.) pour conclure. L’objectif est d’éviter les réunions sans fin, d’accepter l’issue de la discussion (que le groupe ait pu aboutir ou non à une décision dans le temps imparti) et de réfléchir aux raisons qui ont pu mener à un échec quand il se produit : Etions-nous hors-sujet ? Le temps dédié à la réunion était-il trop court pour que le groupe puisse aboutir à une décision ? L’équipe de facilitation a-t-elle impulsé le bon rythme et utilisé les bons outils pour faire avancer le groupe ? Mieux conscients du facteur « temps » et de l'inéluctable échéance des échanges, les participants seront plus attentifs et veilleront davantage à rester concentrés, à s’exprimer clairement et de manière plus concise.

Le “Pousse-Décision” participe également à tirer le meilleur parti d’une discussion. Son rôle est de garder une vision d’ensemble des différents arguments mentionnés pour être capable de faire la synthèse des différentes propositions et de proposer un vote. Il force également le groupe à clore chaque sujet (par une prise de décision / un vote) avant de se lancer dans un nouveau thème. Lorsque la discussion sur un thème touche à sa fin, il résume les propositions le concernant et invite le groupe à se prononcer. Si les propositions en jeu ne satisfont pas le groupe ou s'il reste des objections parmi les participants, le facilitateur peut alors proposer d’ajouter un tiers-temps (15 minutes maximum) pour traiter le sujet et prendre une décision ou bien proposer d'y revenir plus tard.

Quels que soient les rôles que vous déciderez d’utiliser (par exemple : 1 facilitateur, 1 gardien du temps et 1 pousse-décision), les personnes qui choisiront de les endosser devront faire équipe. Veillez à prendre quelques minutes en amont de la réunion pour jeter un œil ensemble à l’ordre du jour et décider de la manière dont vous conduirez la réunion et travaillerez ensemble.

Gardez à l'esprit qu'une discussion qui n’aboutit pas à une décision est certes toujours frustrante pour le groupe mais que c’est encore pire si la discussion a duré des heures sans que personne ne sache si et quand une décision sera finalement prise ! Être ferme sur les horaires n’est pas pénible : c’est un cadeau pour le groupe. Cela lui permet d’avancer et à ses membres de savoir qu'ils auront du temps pour se reposer quand la réunion arrivera à son terme, aussi intense soit-elle. Cela permettra aussi aux participants d’apprendre à faire des concessions pour permettre à la discussion d’avancer et au groupe de progresser.

Observer et analyser

Il est important que vous observiez ce qui se passe pour pouvoir qualifier l’effet de votre facilitation sur le groupe. Constater que le groupe est concentré ou au contraire qu'il s’ennuie est une chose ; savoir déterminer de quelles manières vous avez facilité ou empêché l’émergence d’une dynamique de travail efficace en est une autre. N’oubliez pas de prendre en compte les causes externes, fatigue, météo, attentes des participants… Elles peuvent avoir été centrales dans le bon ou mauvais déroulement de votre activité.

Voici quelques conseils pour vous aider à comprendre par quels leviers vous pouvez améliorer la dynamique du groupe :

  • listez des indicateurs factuels à observer : nombre de questions posées par le groupe, de pauses demandées par les participants, de suggestions, de baillements, de bavardages en marge des discussions… ;
  • déterminez des moments d'observation pendant lesquels vous serez attentifs à la dynamique du groupe (une heure par jour, 1/2 heure matin et soir, trois heures tous les trois jours, toute la journée lors du premier jour, du dernier jour et à mi-parcours…). Fiez-vous au programme pour choisir les jours qui répondront à vos besoins d’observation et de comparaison ;
  • soyez particulièrement attentifs aux changements de rythmes et d'activité (energizer, fin de discussion, passage d’une activité manuelle à une activité intellectuelle…) : Comment les participants ont-ils réagi au changement ? A-t-il été bien accueilli par le groupe ou la dynamique a-t-elle été perdue ?
  • essayez de noter les commentaires que vous entendrez pour mieux suivre l’état émotionnel des participants (« je m’ennuie », « oh ! Je pourrai utiliser cet outil pour… », « j’ai besoin d’une pause-clope », « oui, oui, on l’a déjà dit ça », « on mange quoi ce midi ? »).

Nous vous encourageons à tenir un journal des attitudes, commentaires et niveaux d’implication des participants lors des différentes activités pour garder la trace de vos observations et pour les partager avec votre équipe lors de la prochaine réunion.

Si vous souhaitez savoir comment une personne en particulier vit le voyage, vous pouvez observer son attitude tout en prenant en compte ses attentes initiales et ce que vous savez de son expérience préalable du vivre-ensemble afin d'en tirer des conclusions.

Par exemple :

Le participant “A n’a aucune expérience de vie en collectivité. Le premier jour, vous notez qu’il ouvre à peine la bouche. En Jour 7 en revanche, il pose plusieurs questions et fait une suggestion au groupe. En Jour 15, vous notez qu’il s’exprime bien plus souvent, émet des suggestions et clarifie les sujet de discussion pour améliorer les échanges du groupe. On peut supposer que le Voyage en Hétérotopie l’a aidé à être à l’aise pour interagir dans un groupe.

La participante “B” a l’habitude de vivre en groupe. Le premier jour, elle participe beaucoup et fait de nombreuses propositions. En Jour 7, elle parle un peu moins et pose plutôt des questions. En Jour 15, elle fait des suggestions à nouveau et s’efforce de faire la synthèse des discussions pour aider le groupe. On peut imaginer que cette personne avait une idée préconçue du fonctionnement du Voyage, fondée sur ses expériences passées, qu’elle a constaté des différences auxquelles elle ne s’attendait pas (d'où les questionnements du Jour 7) et qu'elle s’y est adaptée par la suite. Il semblerait qu'elle ait choisi de faire confiance au groupe et à l’équipe d’organisation et qu'elle se soit finalement investi de plus belle dans le groupe. La question alors est de savoir comment vous êtes parvenu à gagner sa confiance. Les entretiens individuels pourront vous aider à comprendre ce qui s'est passé pour elle.

Des entretiens individuels pour mieux accompagner les participants hors de leur zone de confort

Un temps à part pour mieux comprendre le parcours, les motivations et l’état émotionnel du participant

Aussi haletante et inspirante que soit l’expérience collective proposée par le Voyage en Hétérotopie, elle peut parfois devenir trop intense, trop chaotique, bref, écrasante émotionnellement pour certains participants. Un entretien individuel peut être une chance pour chaque individu de s’extirper du collectif, de se détendre un moment et se sentir pleinement écouté et entendu.

L’entretien consiste à créer un espace individuel au sein d’un Voyage intrinsèquement collectif grâce auquel les participants peuvent trouver un espace pour se reconnecter à eux-mêmes, faire le point sur leur parcours, se souvenir de ce qui les a motivé à participer au Voyage et comparer ces expectatives avec la réalité qu’ils sont en train de vivre.

C’est un bon moyen pour chacun-e de faire une pause et de se questionner sur là où il/elle en est dans son parcours de vie et aux éléments que le Voyage lui offre pour continuer sa route.

L’entretien est un moment “à part” au cours duquel certains auront besoin d’exprimer leurs émotions, ce qui les satisfait mais aussi leurs peurs, les problèmes qu'ils ont rencontrés ou les défis qu’ont représenté pour eux certains aspects du Voyage. Il peut aussi arriver qu’ils partagent des informations très personnelles sur leur vie et sur leurs expériences passées. En tant que facilitateur, il vous faudra être prêts à accueillir toutes sortes d’informations et à les écouter sans jugement.

Ce moment en individuel peut être clef pour certaines participants dans la mesure où il est un espace dans lequel n’importe quel inconfort ou frustration peut être exprimé et pourra être accueilli par la personne qui mène l’entretien. C'est pourquoi il est fondamental que cette dernière soit prête à écouter profondément ce que partage son interlocuteur et l'aide à extérioriser des sentiments qui peuvent être enfouis, gênants ou relativement désagréables.

Partager leur inconfort avec une autre personne du groupe peut soulager les participants et leur permettre d'envisager début de solution à leurs difficultés, problèmes ou questionnements. Cela peut également leur permettre de retourner se mêler au groupe le cœur plus léger et de se sentir de nouveau à l’aise dans le collectif.

L’occasion d’améliorer votre travail

En plus de l’impact positif que peuvent avoir les entretiens individuels sur l’état émotionnel des participants, ils vous offriront l’opportunité (en tant que facilitateurs) de mieux comprendre les profils de vos participants et la manière dont ils vivent le Voyage (ce qui les met à l’aise, ce qui les inspire, ce qui représente un défi pour eux, etc).

Les entretiens permettront à certaines personnes de vous donner leurs impressions sur le déroulement du Voyage, voire de vous conseiller. Voyez-le comme un cadeau : recueillez leurs avis et propositions et analysez-les en équipe de façon à améliorer vos pratiques.

Mettre en place des entretiens représente une opportunité d’adapter vos méthodes d’animation et de facilitation aux personnalités et aux préférences des participants de manière à rendre le Voyage le plus inclusif possible. Les entretiens vous fourniront en outre de nombreuses informations sur les attentes de chacun-e et sur ce qui les a motivé à participer au Voyage. Cela vous permettra d’améliorer les prochains Voyages dans la mesure où vous aurez une idée plus précise des différents « profils » de participants que vous attirez et de ce qu'ils recherchent.

Quelques conseils pour organiser et mener l’entretien

En tant que facilitateur, vous devez réussir à créer un climat de confiance avec la personne avec qui vous vous entretenez afin qu’elle se sente à l’aise pour partager ses émotions et ses pensées. Pour mieux y parvenir, nous vous recommandons :

  • de vous éloigner physiquement du groupe afin que l’entretien soit perçu comme un moment privé ;
  • de ne pas enregistrer votre discussion : prenez plutôt quelques notes après en avoir demandé la permission à la personne interrogée ;
  • d'expliquer à la personne les objectifs de l’entretien et de définir ensemble comment vous souhaitez qu’il se déroule.

Le contenu et le cadre donné à l’entretien dépendront grandement de vos compétences, du profil du participant et des objectifs que vous avez en commun. Voici quelques exemples d'objectifs et de questions possibles :

  • Comprendre le profil de la personne : âge, origine géographique, contexte familial, expériences passées de mobilité, domaine d’études, expériences professionnelles, mode de vie, moments clefs de la vie, expériences en groupe, etc…
  • Comprendre les motivations de la personne : 3 éléments qui l'ont amenée à s’intéresser au Voyage en Hétérotopie, 3 événements marquants qui expliquent sa présence dans le Voyage ;
  • Permettre à la personne d'exprimer ses impressions et les questions et émotions que soulève le Voyage : De quoi se souviendra-t-elle ? 3 éléments qu’elle apprécie / 3 éléments qu’elle aurait changé. Comment vit-elle le processus de prise de décision en collectif ? etc.

Si vous aviez déjà effectué des entretiens individuels pendant la phase de préparation au Voyage (comme nous le recommandons), les entretiens qui auront lieu pendant le Voyage vous permettront de mieux accompagner la personne dans ses défis personnels.

Prises de décisions collectives : un défi de taille !

Certaines décisions seront prises par vous (et vous seulement) et vos partenaires ; d’autres impliqueront également le groupe de participants pendant le Voyage. Nous vous recommandons de bien définir ce qui sera décidé, par qui, pourquoi et de quelle manière.

Un objectif pédagogique

Laisser le groupe prendre part au décision représente un défi mais le jeu en vaut la chandelle. L’un des enjeux du Voyage en Hétérotopie est de faire comprendre aux participants qu’un groupe a des besoins spécifiques (tout comme une personne en a) et que ces besoins ne sont pas la simple addition des besoins des personnes qui composent le groupe.

Les participants ont généralement tendance à considérer leurs besoins en premier lorsqu’ils prennent une décision. Votre rôle en tant que facilitateur sera de les aider à se décentrer et à “voir un peu plus loin que le bout de leur nez”. Qu’est ce qui se passerait si leur préférence personnelle était appliquée ? Cela serait-il la meilleure solution pour la majorité du groupe ? Cela permettrait-il également de répondre aux besoins des partenaires ? Pourrait-ce mettre quelqu’un mal à l’aise ou en danger ? Si c’est le cas, pourrait-on l'éviter en modifiant légèrement la proposition ? Cette dernière est-elle réaliste si l’on prend en compte les contraintes logistiques, de temps, de disponibilités des partenaires, etc. ?

Prendre du recul sur sa manière de voir les chose n’est ni facile, ni naturel. Tâchez d’expliquer aux participants les enjeux de chaque situation et de les initier à des concepts et une approche qui puisse leur permettre de mieux réaliser ce que cela implique concrètement. Qu’est-ce qu’une objection ? Qu’est ce qui la différencie d’une préférence personnelle ? Qu’est ce que l'Artful Participation (un concept de la Sociocratie 3.0) ? Comment en appliquer les principes concrètement ?

Donnez de l’espace aux participants pour qu’ils puissent s’essayer, tester, expérimenter le fait de prendre des décisions ensemble sur des sujets légers dès le début du Voyage pour qu’ils s'y rodent peu à peu et puissent ensuite l'enrichir de leurs propres expériences (incluant échecs, réussites, erreurs et malentendus).

Créer les conditions propices à la prise de décision

Prendre des décisions en groupe n'est pas un exercice facile (Pensez donc : certains en ont même fait leur métier !). Chaque prise de décision collective vous demandera du soin, du temps et de la méthode.

Choisissez tout d'abord un moment adéquat et un endroit approprié pour tenir la réunion, où le groupe puisse rester concentré à l’abri des distractions et des interruptions externes. Veillez ensuite à rassemblez tous les participants et à vous assurez-vous que tous savent qu'elle a lieu et où elle se déroule.

Soyez clairs et veillez à bien préciser quel est l’objet de la décision à prendre, de quelles options dispose le groupe et ce qu'implique chacune d’entre elles.

Fixez enfin la durée de la réunion (au terme de laquelle le groupe devra avoir pris une décision), exposez la méthode que vous utiliserez, précisez ce qui se passera si le groupe ne parvient pas à un accord au terme du temps imparti et distribuez les rôles correspondant à la méthode de facilitation que vous aurez choisi (Facilitateur, Gardien du Temps, Pousse-Décision, etc.) Si vous comptez utiliser des gestes (de Sociocratie par exemple) rappelez-les alors aux participants.

Ce n'est qu'une fois toutes ces actions accomplies que vous pourrez débuter le processus de prise de décision en tant que tel.

Choisir la bonne méthode

Réfléchissez bien à la méthode ou à l’outil qui serait le plus approprié pour traiter le thème que vous devez aborder. Par exemple, n’utilisez pas la Gestion Par Consentement (voir http://universite-du-nous.org/wp-content/uploads/2013/09/gpc-2017-v0.1.pdf) pour un sujet de moindre importance. C'est une méthode puissante mais longue à mettre en place et le groupe risque de s’ennuyer rapidement si l’enjeu n’est pas très important.

Gardez à l’esprit qu’il n’y a pas de méthode idéale : chaque situation appellera un ou des outils différents. Afin de répondre rapidement aux situations qui se présenteront pendant le Voyage, préparez à l’avance un ensemble de méthodes et d’outils de prise de décision et assurez-vous de les maîtriser suffisamment pour pouvoir les animer et les adapter si nécessaire aux circonstances.

Favoriser l’expression de chaque participant pendant les temps d’évaluation

Les évaluations n'auront d'intérêt que si les participants s'expriment et partagent leurs émotions et leurs avis de façon profonde et honnête. Au début du Voyage, il est probable que certains ne seront pas encore suffisamment à l’aise avec le groupe pour oser s’exprimer sur des sujets personnels (surtout en anglais). Il sera de votre responsabilité de mettre en place des dispositifs qui favorisent leur expression.

Nous vous encourageons notamment :

  • à accompagner les participants qui rencontrent des difficultés pour s’exprimer en anglais.

Asseyez-vous à côté d’eux pour pouvoir traduire ce qu’ils disent et ce que les autres disent de manière à ce qu'ils puissent s’exprimer avec plus de précision (surtout quand il s’agit de sujets qui les touchent émotionnellement). Ils pourront ainsi se concentrer sur les émotions qui les traversent et sur ce qu’ils aimeraient transmettre au groupe.

  • à varier les méthodes et les outils. Sélectionnez-en quelques-uns qui facilitent l’expression personnelle et surtout l’expression des sentiments, à l'image des deux suivants :

Photo-language with DIXIT Cards

The Tree of Feelings

  • à mettre en place des dispositifs qui vous aideront à mieux répartir les prises de parole et à éviter que les plus bavards n’empiètent sur les autres et inciteront les plus timides ou introvertis à parler.

fr/guide/implementation/facilitation.txt · Dernière modification: 2019/04/19 17:58 par Caroline