Gestire le logistiche in maniera efficace assicurerà che il tour si sviluppi in maniera tranquilla e fornirà una cornice sicura all’interno della quale i partecipanti potranno mettersi alla prova, incontrarsi l’un l’altro e imparare. Pensa in maniera pratica e prova ad anticipare per quanto possibile le necessità del gruppo e le situazioni che potresti incontrare.

Qua troviamo la più grande contraddizione dell’Heterotopia Tour: finora ci affidiamo maggiormente agli aere per la maggior parte dei trasporti internazionali!

Perchè? Principalmente perchè si tratta di un guadagno sostanziale di tempo e soldi per i partecipanti. Ma puoi fare scelte differenti e incoraggiare i partecipanti ad usare mezzi di trasporto più eco-friendly, come treni, carsharing o autobus. Tieni a mente che, se l’Heterotopia Tour è supportato finanziariamente da Erasmus+ o da un’istituzione pubblica, solo i mezzi di trasporto che possono rilasciare una ricevuta potranno essere rimborsabili.

Per prenotare voli, treni internazionali o autobus per i partecipanti, si possono visitare piattaforme online (come kiwi.com, kayak.com or interrail.eu) che conoscete o chiedere consiglio alle organizzazioni ospiti, potrebbero essere a conoscenza di occasioni per raggiungere il posto.

Non importa da dove arrivano i partecipanti, organizzando un Tour dovrai gestire l’arrivo e la partenza dei partecipanti e pianificare alloggi extra se necessari prima e dopo il Tour (cfr. capitolo in basso. Per fare ciò, raccomandiamo di creare una tabella online nella quale inserire tutte le informazioni.)

Secondo la nostra esperienza, dovrebbe includere almeno:

• il nome dei partecipanti
• il paese da cui provengono
• il mezzo di trasporto utilizzato (aereo, bus, treno, macchina)
• luogo, data e ora di arrivo dell’incontro con i partecipanti
• luogo, data e ora di partenza
• la dieta dei partecipanti, stato di saluto e bisogni speciali (se ce ne sono)

Suggeriamo di condividere l’accesso a questa tabella online ai coordinatori dei tuoi partner internazionale così da poterla compilare insieme ai partecipanti prima di acquistare i biglietti con loro

Per i trasporti locali prova a limitare al massimo la tua footprint, limitando il numero di viaggi durante il tuo soggiorno.

Ciò richiede una buona preparazione e include almeno:

• cercare un tragitto adeguato (che migliorerà le tempistiche e ottimizzerà le spese tra le venue),
• trovare fornitori locali sia per il cibo che per i materiali di costruzione,
• usare trasporto pubblico locale quando possibile (per esempio quando vi trovate nel paese)

Per ogni viaggio in macchina, vi consigliamo fortemente di:

• preparare e stampare le indicazioni per ogni venue e darne una copia ad ogni autista (puoi anche usare mappe online per essere più eco friendly se lo staff è fornito del mezzo appropriato. Assicurati di avere tutto pronto nel caso - charger, download della mappa digitale, itinerario preregistrato, etc.);
• organizza meeting specifici con gli autisti prima di ogni viaggio e definisci insieme cosa deve essere fatto nel caso in cui un autista si perde o se un mezzo dovesse avere un problema meccanico,
• assicurati che ogni macchina abbia carburante e olio a sufficienza per raggiungere la venue almeno un giorno prima della partenza, così da potere rifornirsi in tempo,
• stabilisci in anticipo come i partecipanti si divideranno tra le macchine e assicurati che tutti siano presenti prima della partenza dell’auto,
• controlla l’assicurazione di ogni veicolo e discuti con ogni autista gli accordi finanziari (per esempio, determina come la tua organizzazione pagherà gli autisti se usano la loro macchina, tenendo in considerazione la distanza, pedaggi, l’usura del mezzo, l’orario di partenza, etc.) Consigliamo di stipulare un accordo reciproco scritto e firmato per evitare ogni fraintendimento.

Ricorda che i partecipanti potrebbero perdersi facilmente (perchè sono andati in bagno senza dire niente a nessuno durante una visita, o perchè hanno girato l’angolo per comprare delle caramelle o ascoltare un musicista di strada). Per risolvere il problema, assicurati che abbiano tutti i numeri di telefono dello staff prima di ogni spostamento e dì loro, quando arrivano alla venue, dove e quando sarà il punto d’incontro da cui partire alla fine della visita.

L’orario di arrivo e partenza dei partecipanti cambierà in maniera significativa a seconda dei loro voli, treni o autobus. Come organizzatori, potete decidere se occuparvi dell’alloggio per i giorni extra della loro permanenza e di capire come dargli il benvenuto.

La sfida sarà di farli sentire a loro agio e accolti sin dal primo momento e mantenere questa sensazione nel tempo fino a che non si allontanano. Secondo la nostra esperienza ci sono diversi modi per farlo, tutti con i loro pro e contro.

Opzione 1: un rappresentante del tuo team incontra e va a prendere i partecipanti all’aereoporto/stazione dei treni/terminal bus. Aiuterà a costruire una relazione di fiducia e apertura con i partecipanti e rassicurare coloro i quali non sono abituati a viaggiare, ma può essere un grosso dispendio di tempo se dovessero arrivare tutti in momenti differenti.

Opzione 2: Se non è possibile andarli a prendere, raccomandiamo di mandare ad ognuno un “pacchetto di benvenuto” che spieghi come raggiungere il luogo dell’alloggio e offra informazioni sulla città, trasporti disponibili chi contattare in caso di necessità, etc.

Una buona idea potrebbe essere quella di offrire ai partecipanti un giro nel centro città o qualche posto che possa interessarli. Li aiuterebbe ad essere a loro agio e connettersi con il tuo team, venue e comunità locale.

Opzione 1: ospitare i partecipante nelle vostre case e condividere un po’ della vostra realtà e stile di vita con loro. Li aiuterà a connettervi l’uno con gli altri e costruire una relazione di fiducia in maniera informale. Getterà le basi nelle prossime settimane per la vita di comunità, connessioni interculturali e profonda comunicazione.

Opzione 2: chiedi ai volontari della tua organizzazione e alle persone della tua comunità di accogliere i partecipanti nelle loro case. Potrebbe essere felici di darvi una mano, di sentirsi parte del progetto e conoscere persone di altri luoghi.

Opzione 3: affitta delle stanze in un ostello della gioventù dove i partecipanti potranno stare per una modica cifra. Sarà più semplice da organizzare che ospitarli a casa ma potrebbe essere difficile per i partecipanti coprire le spese. (avendo detto ciò, con il programma Erasmus+, per esempio, i partecipanti devono generalmente coprire le spese di trasporto, alloggio e vitto per i giorni extra.)

Qualunque sia la vostra scelta, accogliere e ospitare le persone prima e dopo il Tour avrà bisogno di tempo, energia e disponibilità. Ma un Heterotopia Tour è, in essenza, vita di comunità, condivisione di ciò che abbiamo, connettersi gli uni con gli altri in modi diversi, e mettere in pratica quello in cui crediamo per quanto possibile. Per essere coerenti, non dovremmo dare il meglio dall’inizio sino alla fine?

L’Heterotopia Tour è un progetto outdoor. Alcune attività potrebbero avvenire all’interno di un edificio fuori dall’eco camp, ma l’area living sarà molto probabilmente preparata in un campo e la maggior parte delle attività si svolgeranno outdoor.

Generalmente i partecipanti dormono in tende, cucinano all’aperto, si godono il tempo libero, si lavano e soddisfano i loro bisogni primari all’aperto. non sarà un’esperienza gradevole se l’area living non verrà progettata ed equipaggiata in maniera ragionata. Secondo la nostra esperienza, l’eco campo dovrebbe includere almeno:

• un’area adibita a cucina con tutto il necessario per preparare pasti caldi
• un posto per mangiare tutti insieme
• un’area relax
• un rifugio per proteggere il gruppo sia dal sole che dalla pioggia
• una zona di pulizia per i piatti e le pentole
• docce e bagni (almeno due di ognuna per un gruppo di 30 persone)
• un’area dispensa per il cibo (con una rete per i moscerini e dell’ombra) - anche una tenda va bene
• una zona compostaggio
• una zona di accumulo dell’immondizia (con diversi recipienti per differenziarla)
• un accesso (anche limitato) all’elettricità per la ricarica dell’attrezzatura elettronica
• un posto per asciugare i vestiti (con mollette)

Fornisci ombra e protezione dalla pioggia e dal vento per la zona cucina, la dispensa, il luogo dove i partecipanti si riuniranno per mangiare e almeno un posto per svolgere le attività. In questo modo si risparmierà tempo ed energia e si eviterà che i partecipanti si stanchino a causa del tempo.

Per migliorare il comfort e il benessere dei partecipanti, suggeriamo di fornirli di arredamento base come:

• Tavoli e panchine su cui mangiare;
• Tappeti e arredamento base come panchine e divani costruiti con legno ‘upcycled’ o paglia per l’area chill out;
• Secchi con coperchi per l’umido (prima di portarlo nel compost)

Dovrai fornire le attrezzature di base (zona cucina, bagni, docce, rifugio, zona lavaggio) sin dall’inizio, ma si potranno dedicare dei workshop durante i quali il Tour migliorerà l’area living con l’aiuto dei partecipanti. Li aiuterà a connettersi con il luogo e sentirsi a casa e potrà essere un’ottima attività di team building nei primi giorni.

Considerato quanto può essere importante un fuoco da campo per le dinamiche di gruppo secondo la nostra esperienza, raccomandiamo di fare in modo che ve ne sia uno durante il Tour. Con il meteo secco delle ultime estati europee, i fuochi potrebbero essere proibiti nell’area del Tour. Mettendo in sicurezza l’area, il divieto potrebbe venire meno. Cerca informazioni con le autorità locali: se si riesce ad offire un fuoco da campo, l’area living sarà il cuore del campo e attrarrà l’intero gruppo.

Poichè l’Heterotopia Tour è un progetto outdoor, dipenderà dal clima…che non può mai essere previsto con sicurezza, considera sempre che il clima intralcerà i piani e che il tempo sarà l’opposto di quello che ci si aspetta. Per affrontarlo, si dovrebbe sempre preparare:

• un piano B da offrire (per esempio, se piove durante la programmazione di un workshop outdoor, si dovrebbe avere un’altra attività da offrire indoor);
• uUn rifugio abbastanza grande da ospitare l’intero gruppo, dove organizzare attività in caso di forti piogge o sole cocente;
• un luogo sicuro (che può essere lo stesso edificio di primo) per mettere al sicuro i partecipanti in caso di forti piogge o tempeste durante la notte.

Anche il freddo può essere un problema. Porta coperte in più e vestiti caldi nel caso in cui i partecipanti sentano freddo. Se hai la possibilità di prendere della paglia sentiti libero di offrirne ai partecipanti così da poterne mettere uno strato sotto le loro tende. Li proteggerà dal freddo e dal tempo umido, specie durante la notte.

Tieni a mente che il Tour potrebbe essere la prima esperienza outdoor per alcuni dei partecipanti, e che le persone potrebbero essere un po’ troppo ottimiste riguardo la loro resistenza al freddo o alle ustioni. Assicurati di portare crema solare in abbondanza, cappelli, impermeabili o persino tende se possibile: una tempesta non prevista potrebbe mettere il comfort (e la salute) dei tuoi partecipanti a rischio. A nessuno piace essere bloccato con i vestiti bagnati o essere ricoperto di scottature. Avrà un impatto negativo sulla motivazione e sull’umore dei partecipanti e di conseguenza sull’atmosfera generale del Tour.

Il cibo non dovrebbe mai essere un aspetto secondario del Tour. Incoraggiamo di comprare cibo locale, biologico, non OGM, di stagione e non confezionato per quanto possibile.

Cerca di fare del tuo meglio per rifornirti per quanto possibile da coltivatori biologici, mercati all’aperto e negozi di cooperative dei dintorni sia per fornire cibo di alta qualità per i partecipanti sia per supportare un’economia etica e locale. Idealmente vi invitiamo a preparare i vostri biscotti, marmellate e conserve in anticipo per quanto il vostro tempo e creatività lo permetta. Sarà un buon modo di promuovere l’autosufficienza e un mezzo efficiente per coinvolgere i partecipanti, così da incoraggiarli a prendere parte nel processo di realizzazione. Alla fine, potrebbe aiutarti a risparmiare e fornire prodotti fatti in casa di qualità che daranno una prospettiva sugli ingredienti tradizionali disponibili nella zona e sul loro modo di lavorarli.

Se possibile un’ulteriore sfida che potrebbe valere la pena di intraprendere sarà di incoraggiare i partecipanti a trovare piante commestibile nella flora intorno al campo (sii sempre consapevole della preservazione della biodiversità e della sicurezza dei partecipanti). Considerato che raccoglierle sarà probabilmente una nuova esperienza per la maggior parte dei partecipanti, raccomandiamo di organizzare almeno un workshop per Tour su questo argomento, con l’aiuto di insegnanti esterni, focalizzandosi su piante commestibili facili da trovare.

Ricorda sempre che il cibo è fortemente culturale e può diventare facilmente una fonte di tensione. Per esempio alcune persone sono abituate a mangiare molte proteine e potrebbero sentirsi sottonutrite se gli mancano alcuni prodotti a cui sono abituati. E’ importante che tu ascolti le loro necessità e provi a trovare un equilibrio nel pianificare i prossimi pasti e acquisti. In generale, più le cose vengono spiegate ai partecipanti e loro vengono coinvolti nell’acquisto e nel cucinare, più verranno evitati malintesi e lamentele.

Per quanto riguarda la dieta, nei Tour precedenti sono stati principalmente preparati pasti vegetariani al fine di ridurre la traccia ecologica. Affrontare questa nuova dieta potrebbe essere una grossa sfida per persone abituate a mangiare carne giornalmente. Per questa ragione, suggeriamo di offrire almeno un pasto di carne a settimana per rendere il cambio più semplice.

Ogni team organizzativo dovrà fare la sua scelta personale per quanto riguarda la dieta, a seconda della loro etica, a patto che ogni necessità personale venga presa in considerazione. Questo significa che ogni specificità deve essere riconosciuta e rispettata: senza glutine, senza lattosio, sena zucchero, vegano, halal, kosher, etc. Ciò può rivelarsi complesso ma è decisivo nel fare sentire le persone al sicuro e accettate per quello che sono.

Cucinare in un campo necessità di una luce e attrezzatura funzionale. Secondo la nostra esperienza, l’attrezzatura minima per cucinare include:

• 2 fornelli
• 4 pentole con coperchi (1 per bollire l’acqua e 3 abbastanza grandi per cucinare per 30/40 persone)
• 1 grossa padella (idealmente per la paella o plancha)
• piatti, bicchieri e posate per 40 persone
• un set di coltelli e taglieri
• uno scolapasta per 40 persone
• pelaverdure
• spatole e cucchiai di legno
• 3 grosse insalatiere
• 2 mestoli e 1 frusta
• 3 grandi termos per caffè e te
• 5 pezze da cucina
• sapone naturale (da testare per efficienza nella rimozione del grasso) e un set di spugne (inclusa una di metallo)

Queste elencate sopra sono dei must. Si possono anche aggiungere fornelli solari, bike blender o qualunque cosa ti sembra il caso di aggiungere che sembra significativo da un punto di vista pedagogico, o divertente da usare per il tuo stile culinario.

Generalmente non c’è un frigo durante il Tour, che significa dividere le scorte di cibo in 4 categorie:

• cibo secco e a lunga conservazione che può sopportare il caldo per quanto necessario: fagioli secchi, cereali, conserve dolci o salate, frutta secca, caffè, zucchero;
• prodotti freschi deteriorabili che non possono sopportare il caldo: latticini, verdure fresche, frutta come pesche, albicocche, uova, carne e gastronomia;
• prodotti freschi che possono sopportare il caldo ma non molto a lungo: angurie, banane, arance, zucche, carote, cavoli, etc.
• prodotti freschi che possono sopportare il caldo senza deteriorarsi ma che seccano o diventano sgradevoli come il pane.

Si dovranno pianificare gli acquisti secondo queste quattro categorie. Generalmente compriamo la maggior parte del cibo in anticipo in cooperative di negozi biologici o da produttori locali di fiducia. Per il cibo fresco, generalmente pianifichiamo in anticipo i viaggi da farmer market o negozi locali per ogni posto che verrà visitato durante il Tour.

Raccomandiamo di ordinare il cibo di cui avete bisogno da piccoli negozi o produttori: non sono quantità su cui è possibile improvvisare. Se riesci a recuperare solo la metà di quello che ti serve perchè è tutto quello che c’è in negozio, dovrai correre altrove per recuperare il resto in tempo e questo tempo sarebbe meglio utilizzarlo per prendersi cura dei partecipanti.

Sapere come gestire un budget, comprare le giuste quantità di cibo o cucinare per un gruppo di 30 persone è un compito complesso. Il Tour è una buona opportunità per i partecipanti di sviluppare queste conoscenze.

Per aiutarli ad essere più a loro agio ed evitare errori, possono essere sia lasciati di scegliere qualunque ingrediente preferiscano nella dispenza (che può essere un po’ intimidatorio per coloro i quali non sono abituati a cucinare), sia fornirli di un cesto di cibo con le corrette quantità per la preparazione del cibo, lasciandoli liberi di decidere cosa fare con gli ingredienti dati.

In ogni caso, fornisci ai partecipanti facili linee guida per cucinare diversi ingredienti crudi come riso, pasta, ceci: quanti grammi a persona, quanta acqua serve, per quanto tempo vanno cucinati, etc. Assicurati che siano semplici ed espliciti abbastanza per chi non è abituato a cucinare e sempre a disposizione. Si può anche fornire un libro di ricette.

Tieni a mente che la quantità di cibo che ognuno mangia cambierà a seconda dell’età, genere e preferenza personale: dovrai probabilmente modificare un po’ i tuoi piani a seconda delle necessità e abitudini dei partecipanti.

Non avere paura di cucinare un po’ di più: non c’è niente di male nell’avere un po’ di avanzi, se ben conservati potranno essere consumati al prossimo pasto.

Considerando i tre pasti al giorno, il tempo necessario per cucinare per un gruppo di 30 persone e il fatto che vogliamo che tutti si godano le attività del Tour, ha senso non lasciare la parte della cucina all’improvvisazione ma formare team di cucina in anticipo. A seconda del tour e delle necessità dei partecipanti, questi team possono cambiare turni ogni giorno o ad ogni pasto. Tenendo in mente l’abbondante programma pieno delle diverse attività e la durata del tour, ogni opzione ha i suoi pro e contro:

• Se il team è lo stesso per tutto il giorno, le persone perderanno tutti i workshop della giornata, ma avranno il tempo di riposarsi, lavare i vestiti, leggere un libro, fare una passeggiata, etc;
• Se il team cambia ad ogni pasto, avranno accesso alla metà dei workshop della giornata, così da ridurre la loro potenziale frustrazione per la mancata partecipazione, ma potrebbero sentirsi più affrettati o stanchi più avanti durante il Tour.

Una buona idea per la selezione dei team (che non dovrebbero mai essere composti dalle stesse persone) è di fare scrivere il proprio nome nella tavola giornaliera sotto ‘colazione’, ‘pranzo’ o ‘cena’ all’inizio del Tour e ogni 5/6/7 giorni (quando il gruppo cambierà location). E’ una buona idea quella di avere ulteriori conversazioni riguardo il team per assicurarsi che ci siano abbastanza persone in esso.

Per raggiungere l’obiettivo di fornire cibo nutriente per tutti ad ogni pasto, raccomandiamo di fornire informazioni ai partecipanti riguardo le diverse possibilità che hanno a disposizione per cucinare e di dare man forte ai meno sicuri di sè nel preparare il cibo.

Come detto prima, puoi decidere di preparare un cestino con gli ingredienti del giorno o per ogni pasto, o lasciargli totale libertà di gestione delle quantità. Ciò significa che ogni membro del gruppo dovrà controllare che scorte di cibo sono disponibili e avrà un’idea di qual è il budget giornaliero del cibo del gruppo.

In entrambi i casi, nei giorni di shopping raccomandiamo di portare al mercato il team di cottura del giorno, così che potranno scoprire questo aspetto della vita giornaliera come parte di un gruppo e avere una prospettiva di quali necessità legate al budget affronta il gruppo. In questo modo, comprenderanno le scelte fatte dal team organizzativo e valuteranno le quantità da acquistare con il budget del giorno.

Per quanto riguarda pranzo e cena, il team di cottura dovrebbe essere informato del numero di persone presenti, diete specifiche e il menu dei giorni precedenti, prima di mettere insieme gli ingredienti.

Combinazioni di cibo per un ottimale assorbimento nutritivo e un’adeguata assunzione di calorie/proteine/carboidrati/etc sarà fondamentale nel mantenere il benessere e la salute delle persone. In ogni caso non relegarti ai dati nutrizionali: il cibo è anche piacere e stare insieme. Per questo motivo,, incoraggia le persone a presentare il cibo prima di mangiare (da dove viene la ricetta o qualunque altra storia del pasto preparato dal team), accogli la diversità nei pasti il più possibile e talvolta includi dei dolci; saranno sempre apprezzati.

(Puoi scaricare qua HERE il Menu del Tour in Grecia in Settembre 2017 e HERE un documento con la quantità di cibo necessario).

Per ogni pasto, osserva gli avanzi del pasto precedente così da non avere sprechi. Altrimenti, una ricetta nuova, leggera e colorata probabilmente soddisferà tutti a tavola. In generale, lascia più spazio possibile alla creatività e prova a realizzare qualcosa di speciale ogni giorno: i sorrisi del gruppo saranno la tua ricompensa. Per la colazione, nonostante non necessiti di pianificazione, ha comunque bisogno della tua cura e attenzione: è sempre un momento chiave della giornata.

Per fare in modo che il gruppo inizi le attività in tempo, chiedi al team della colazione di alzarsi prima del resto del gruppo per preparare le bevande calde almeno mezz’ora prima che la colazione sia servita. Sin dai primi giorni i partecipanti si inizieranno a conoscere l’un l’altro e stimeranno e si comunicheranno l’esatta quantità necessaria per ognuno di loro.

Sulla tavola, offri la maggior varietà possibile, a seconda del tuo contesto locale e budget. Idealmente fornisci almeno caffè e tè (verde e nero), frutta fresca, pane, miele, tahini (invece del burro che non può stare al caldo), marmellata, biscotti e frutta secca. Per rompere la routine offri cibo a sorpresa come yogurt, omelette, pancake, formaggio, smoothie. L’effetto che può avere sul morale delle persone ti sorprenderà!