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Facilitazione

Prepararsi per il Tour

Il Tour adotta un approccio orizzontale legato all’educazione non - formale. Ciò significa che i facilitatori sono considerati anche loro allievi, per ciò è essenziale che tutte le fasi del “ciclo di realizzazione” - preparazione, implementazione, valutazione e follow-up - siano gestite nella stessa maniera che per i partecipanti.

Creazione di un Team

E’ importante tenere a mente che ogni team lavora in maniera differente e si deve dedicare il tempo giusto alla fase di preparazione, specialmente quando si lavora insieme per la prima volta.

Il team di realizzazione dovrà stabilire non solo dei ruoli, ma anche i metodi di risoluzione dei conflitti, l’approccio da avere verso i partecipanti, etc. Un accordo iniziale all’interno del team organizzativo semplifica la realizzazione del programma e fa risparmiare tempo quando si affrontano problemi o si prendono decisioni.

Starà a te decidere come costruire il team. Per esempio, in un precedente Heterotopia Tour di giovani, il team era composto di Youth Leader (di ogni nazionalità), del Team di Coordinamento (lo staff dell’organizzazione ospite) e di Esperti esterni per ogni sessione specifica del Tour. Tutti questi individui hanno dovuto stabilire come organizzarsi in un team, ecco alcune domande che sono venute fuori durante la realizzazione del Tour:

  • Qual è il ruolo esatto degli Youth Leader? Sono responsabili solamente delle dinamiche del gruppo e di supportare i partecipanti, o devono anche lavorare alle attività?
  • Qual è il metodo scelto per assicurarsi che ogni membro del team organizzativo riceva le informazioni sulle decisioni fatte in situazioni spontanee il prima possibile?
  • Come gestirà il team le sessioni plenarie dopo le attività? Verranno cogestite o la responsabilità sarà di chi gestirà la singola attività? Fino a che punto i co-facilitatori potranno essere coinvolti durante la realizzazione di un’attività?
  • Fino a che punto i facilitatori potranno essere coinvolti nelle questioni personali tra partecipanti?
  • Qual è il limite dello “spazio vitale” nel quale i partecipanti potranno sperimentare, fare errori, imparare sulla loro pelle, senza che gli organizzatori debbano essere coinvolti?

Sia domande che risposte potranno cambiare da un Tour all’altro, a seconda del profilo dei partecipanti, dello spazio di apprendimento, regolamentazioni sulla sicurezza, accordi con i partner locali, stili di gestione delle attività, etc. In ogni caso, la qualità della preparazione e della comunicazione tra membri del team sarà cruciale.

Cosa succede agli organizzatori - “Siamo i nostri stessi porcellini d’India”

Come menzionato, i facilitatori sono anche studenti in un setting informale, il che significa che dovranno uscire dalla loro comfort zone per crescere personalmente e professionalmente.

Prima del Tour gli organizzatori dovranno intraprendere lo stesso processo di preparazione dei partecipanti: porsi obiettivi di apprendimento personali, analizzare i loro punti di forza e le loro debolezze, le loro paure, aspettative e condividerle con gli altri membri del team. La stessa regola dei partecipanti verrà applicata agli organizzatori: il team dovrà trovare un modo per funzionare al meglio, considerando le necessità personali e del gruppo. E’ importante lavorare in anticipo sulle dinamiche di gruppo del team organizzativo, considerato che saranno un punto di riferimento ed un esempio per i partecipanti.

Durante il Tour gli organizzatori dovranno monitorare come procede il loro team e come sta andando il loro processo di apprendimento. Questo approccio crea una relazione di fiducia più forte con i partecipanti: avere esperienza delle stesse situazioni e condividere ciò che abbiamo imparato di noi stessi crea una connessione più forte e porta all’accettazione di una guida.

Il ruolo dei facilitatori

Durante la realizzazione, il ruolo degli organizzatori è di “mantenere lo spazio” - creare e mantenere circostanze stimolanti per i partecipanti che gli permettano di esplorare e provare nuove idee, rilasciando il loro potenziale Gli organizzatori non sono responsabili del risultato; semplicemente loro creano un punto di partenza appropriato. Si lasciano coinvolgere nello sviluppo naturale delle dinamiche solo quando lo “spazio” è in pericolo, assicurandosi che i partecipanti abbiano uno spazio sicuro, le risorse necessarie per imparare e che i loro bisogni di base vengano soddisfatti, così da non essere distratti.

Come dice Chris Corrigan ne The Tao of Holding Space:

“The middle of the space is empty. It is itself, the space of invitation, a space of possibility, a space that gives rise to any potential, any direction, any result. Open Space is a way of navigating everything and nothing. Holding space is the art of being completely present, and totally invisible.”

“Lo spazio nel mezzo è vuoto. E’ esso stesso, lo spazio del benvenuto, uno spazio della possibilità, uno spazio che da spunto a qualunque potenziale, qualunque direzione, qualunque risultato. Open Space è un modo di navigare tutto e niente. Mantenere lo spazio è l’arte di essere interamente presente e completamente invisibile.”

“Flessibilità Radicale” come bussola

Il concetto di “Flessibilità Radicale” è stato usato per la prima volta durante un Heterotopia Tour nel 2015 per definire il processo di facilitazione usato fino a quel momento. Da quel momento in poi è divenuto una bussola per i team organizzativi. “Flessibilità Radicale” consiste nel tenere in considerazione le esperienze delle persone, le loro aspettative e bisogni, senza perdere di vista i compiti sotto mano e le responsabilità che il team organizzativo ha verso i suoi partner. Implica bilanciare i bisogni di ogni “cellula” coinvolta (gli individui all’interno del gruppo, il gruppo, i partner, il progetto stesso) per il bene dell’intero “organismo”.

In pratica, si tratta di linee guida per i facilitatori, basate sui seguenti principi:

  • Confederarsi: avvicinare le persone, accogliere e prendersi cura di ognuno, creare un’atmosfera di fiducia, sicurezza e comfort emotivo;
  • Garantire libertà di parola, rispetto e solidarietà tra i partecipanti;
  • Delegare: dare responsabilità alle persone condividere compiti e facilitare il coinvolgimento altrui; essere garanti della reciprocità (controllare l’equilibrio tra cosa viene dato al gruppo e cosa si riceve dagli altri) e supportare le persone nelle loro iniziative;
  • Chiarire: Stare attenti al modo in cui le informazioni vengono diffuse e condivise, assicurare il rispetto delle regole colettive di base, anche se dovessero cambiare a seconda delle necessità;
  • Ascoltare e rispondere alle aspettative/domande/frustrazioni/soddisfazioni dei partecipanti; Accettare di avere a che fare con i problemi appena vengono alla luce, comunicare con tutti per comprendere le divergenze e risolverle, prendere atto e calmare le tensioni; prendersi il tempo per gli incontri, essere trasparente su quello che succede;
  • Ascoltare e rispondere ai partner, per assicurare la qualita delle sessioni di traning;
  • Valutare cosa è stato fatto giornalmente, per migliorare costantemente;
  • Anticipare cosa potrebbe succedere il prima possibile;
  • Pensare positivo: essere aperti all’intelligenza collettiva, cercare alternative quando necessarie, fare degli sforzi per tirare fuori il meglio da situazioni di tensione, fare raggruppare le persone e prendere in considerazione il loro punti di vista per trovare insieme nuove soluzioni, dare prospettive;
  • Ringraziare partecipanti e partner per il loro impegno, celebrare i successi del gruppo.

Sicuramente una realizzazione di questo tipo ha bisogno di un profondo impegno nel progetto da parte dei realizzatori. Quasi 24/7 durante il periodo del Tour! Ma crediamo anche che necessiti modestia, senso dell’humor e abilità di riconoscere i propri errori e accogliere critiche al fine di tenere su il morale dei partecipanti e tirare fuori il meglio da ogni esperienza, sia essa positiva o negativa.

Gestione del tempo - una responsabilità collettiva

“Non abbiamo abbastanza tempo per completare l’incarico” - “Non abbiamo abbastanza tempo per discutere l’argomento in maniera approfondita” - “Non abbiamo abbastanza tempo libero” - “Abbiamo troppo tempo libero”

Questi sono alcuni dei feedback dei partecipanti che abbiamo ricevuto nei precedenti Heterotopia Tour. La gestione del tempo è un elemento cruciale dei Tour, poichè influenza grandemente l’esito dell’apprendimento, le dinamiche e il morale del gruppo. Il programma, inclusi i momenti informali, deve essere pianificato in maniera da soddisfare le necessità dei partecipanti per quanto concerne il tempo: abbastanza tempo per esplorare e sperimentare; tempo per processare e organizzare informazioni; tempo per pensare, discutere e raggiungere una comprensione collettiva; abbastanza tempo per sé stessi e abbastanza tempo informale da dedicare agli altri.

Per seguire una tabella di marcia bilanciata, cioè “avere abbastanza tempo per tutto”, bisogna che ci si organizzi, poichè i partecipanti tendono a non rispettare i limiti di tempo. Mentre sono completamente coinvolti in un’attività, si focalizzano su quello che succede in quel momento e non si preoccupano se ci sarà abbastanza tempo per l’attività successiva o per il tempo libero. Gli organizzatori dovrebbero sempre informare i partecipanti prima di un’attività del tempo disponibile per portarla a termine e ricordarglielo almeno a metà tempo e cinque minuti prima che finisca il tempo. In questa maniera i partecipanti manterranno un senso del tempo e avranno a che fare con meno frustrazioni (attività lasciate incomplete, pause più corte)

A volte è necessario essere flessibili per quanto riguarda il programma:

  • Quando si concede del tempo in più ad un’attività per raggiungere un maggiore apprendimento
  • Quando c’è un conflitto che si sta sviluppando che va prevenuto/gestito
  • Quando il morale dei partecipanti va tirato su
  • Quando ci sono dei fattori esterni che influenzano l’attività
  • Quando il gruppo decide in maniera collettiva di modificare il programma perchè non soddisfa i loro bisogni

La gestione del tempo rappresenta anche un’esperienza educativa per i partecipanti: è importante che gli organizzatori aiutino i partecipanti a comprendere che l’intero gruppo è responsabile per come viene speso il tempo disponibile. Essere co-responsabili per la gestione del tempo migliora la capacità dei partecipanti di focalizzarsi, organizzarsi, praticare il rispetto per il gruppo ed imparare a prioritizzare. (Puoi leggere riguardo i diversi strumenti che possono aiutare la gestione del tempo nel paragrafo seguente.)

Aiutare l’auto-consapevolezza dei partecipanti (riconoscendo i loro bisogni personali) può aiutarli a gestire il loro tempo in maniera più efficiente e rispettare la tabella di marcia del gruppo. Per esempio, se è un partecipante è sempre in ritardo la mattina, potrebbero avere bisogno di più tempo per la loro routine mattutina; in questo caso quel partecipante dovrà svegliarsi prima. Ciò significa che dovranno sacrificare un’ora o più dal loro momento informale serale per potere dormire le ore necessarie. Tutto sta nello stabilire delle priorità.

In ogni caso, quando dovessero esserci delle difficoltà con la gestione del tempo, è importante prendersi cura di questo aspetto insieme al gruppo prima di creare la cattiva abitudine di non rispettare la tabella di marcia e rischiare di non raggiungere gli obiettivi del Tour. Ecco alcune domande guida per una riflessione di gruppo:

  • Quando affrontiamo aspetti specifici riguardo la gestione del tempo e il programma, parliamo di problemi collettivi o personali?
  • Non c’è davvero abbastanza tempo o se ne sta facendo un uso scorretto?
  • Quali sono i fattori (interni ed esterni) che ci limitano nel gestire bene il nostro tempo? Possiamo eliminarli?
  • Come usiamo il tempo libero e quello informale? Facciamo un buon uso di questi momenti per soddisfare i nostri bisogni o semplicemente “ciondoliamo” tra le attività in programma?
  • Come possiamo gestire meglio il nostro tempo? Quali strumenti e metodi possiamo usare? (Se diciamo che qualcosa non funziona, siamo responsabili di offrire alternative!)
  • Se decidiamo collettivamente di cambiare la tabella di marcia, come possiamo farlo in modo che non influenzi negativamente il raggiungimento degli obiettivi?
  • Quali sono i rischi di cambiare la tabella di marcia? Possiamo accettarli?

La gestione del tempo è un problema molto sensibile poichè ognuno ha una percezione differente del tempo e bisogni diversi riguardo la quantità di tempo necessaria per soddisfare i propri bisogni; è una responsabilità collettiva di aiutarsi l’un l’altro di fare il migliore uso del tempo a disposizione: siamo i compagni che si preoccupano l’uno dell’altro e che si svegliano a vicenda, o che mettono da parte il caffè per chi è arrivato tardi a colazione così da non perdere tempo per farne un altro quando le attività sono già cominciate.

Consigli e strumenti per valutare e migliore le dinamiche di gruppo

Poichè l’Heterotopia Tour ruota prevalentemente intorno alla vita di comunità (che presuppone del tempo per delle discussioni tra i partecipanti o con partner esterni), crediamo sia cruciale un’agevolazione per permettere ai partecipanti di esprimersi al meglio in base alle loro preferenze e necessità e massimizzare il risultato di ogni attività.

Il consiglio qui di seguito si applica prevalentemente alle discussioni all’interno del gruppo ma il principio può essere adattato ad ogni attività. Le cose di cui essere consapevoli sono in ordine:

  • Essere coscienti di quando il gruppo si sta annoiando o stancando così da reagire e mantenere una buona andatura e dinamica del gruppo;
  • Progettare al meglio la struttura organizzativa del Tour successivo, monitorare cosa ha migliorato o distrutto le dinamiche
  • Prendere in considerazione le diverse persone, così da farle sentire ascoltate e rispettate.

Lascia che le diverse voci vengano ascoltate

Durante una discussione, alcune persone rimarranno in silenzio per la maggior parte della sessione. Non significa necessariamente che non hanno niente da dire! Usando diverse tecniche di facilitazione, massimizzerai le possibilità di raggiungere ogni partecipante durante il corso del Tour. Questo significa includere attività parlate, scritte o in silenzio, usare gesti, arte, musica, giochi, attività con un’andatura più veloce o lenta, etc.

Gesti (come per esempio i gesti della Sociocrazia) in particolare possono aiutare il facilitatore a comprendere la ragione per la quale qualcuno è rimasto in silenzio per l’intera attività:

Per esempio, potrebbe essere che i partecipanti stavano parlando a voce troppo bassa e non riuscissero a sentire: dopo avere chiesto due volte di alzare la voce hanno smesso per non infastidire il gruppo, con un semplice gesto potrebbero esprimere il problema senza interrompere la discussione.

Allo stesso modo, alcune persone potrebbero avere bisogno di un cambio di andatura, di rielaborare l’argomento della discussione o di esprimere la loro frustrazione dopo che il gruppo continua a ripetere la stessa cosa o ad andare off topic. Un gesto li aiuterà ad esprimere queste cose senza interrompere così che il gruppo possa reagire immediatamente, tornando alla discussione.

I segni di cui sopra sono un esempio trovato nell’ “Occupy Movement”. Puoi trovarne altri o creare i tuoi. In ogni caso, un poster con i diversi gesti che si intendono usare aiuterà i partecipanti a ricordare che opzioni hanno. Assicurati anche che tutti i partecipanti coinvolti nella discussione si possano vedere.

Mantieni l’andatura, non andare fuori percorso

L’uso dei ruoli durante gli incontri, e specialmente durante le discussioni di decision-making aiuterà il gruppo a non andare fuori percorso e allo stesso tempo aiuterà alcune persone a prendere parte all’attività (a volte è più soddisfacente per alcuno avere una missione specifica durante una discussione per potere rimanere focalizzati).

Puoi utilizzare i “soliti” ruoli come il “cronometrista”, l’agevolatore, il leader e il registratore o inventare altri ruoli che consideri più adatti all’attività. Puoi anche avere due persone sullo stesso ruolo allo stesso momento così da potere cambiare punto di vista su quello che succede.

Nel caso dell’Heterotopia Tour, due ruoli vengono spesso usati per facilitare il processo: il cronometrista e il “decision pusher” (la persona che spinge alla presa di decisione).

Il cronometrista è responsabile per mantenere il gruppo a conoscenza del tempo rimasto per l’attività. Generalmente il facilitatore ha una parte nella gestione del tempo ma avere un partecipante che ricopra questo ruolo permette al facilitatore di focalizzarsi sulla dinamica del gruppo.

Se il gruppo decidesse di utilizzare questo ruolo per un’attività, dovrebbe concludere l’incontro a tempo scaduto o decidere di aggiungere del tempo per concludere la discussione. Il proposito è quello di evitare incontri infiniti e accettare il fatto che si sia arrivati a prendere una decisione o no nel tempo stabilito e riflettere sul perchè: si stava andando off-topic? Il tempo deciso per la discussione non era abbastanza? L’organizzazione ha utilizzato i giusti strumenti e andatura per aiutare il gruppo a rimanere concentrato?

Essere coscienti del fattore tempo significa che i parteipanti si aspetteranno che la discussione si concluda in un momento specifico: sono responsabili della loro attenzione e i essere il più chiari possibili così che ogni argomento venga affrontato nel modo più efficiente

Il Decision-pusher aiuta in questo senso. Il suo ruolo è di avere una panoramica degli argomenti e sapere riassumere in maniera chiara le diverse proposte e fare partire una votazione. Forzeranno il gruppo di chiudere un argomento (con una decisione/voto) prima di cominciarne un altro. Appena il tempo starà per finire, faranno un riassunto delle proposte dell’ultimo argomento affrontato e proporranno un voto. Se le proposte non soddisfano la maggior parte del gruppo, loro, insieme agli organizzatori, possono proporre di aggiungere 15 minuti (massimo) per chiudere l’argomento in maniera efficiente.

Qualunque ruolo decidi di affidare (per esempio: 1 agevolatore, 1 cronometrista e 1 un decision-pusher), le persone che li ricopriranno dovrebbero lavorare insieme e se possibile, prendersi qualche minuto per rivedere il programma del meeting prima di iniziare.

Ricorda che affrontare una decisione incompleta sarà frustrante per il gruppo, ma sarà ancora più doloroso se la discussione dovesse durare ore senza che nessuno sappia quando si giungerà a conclusione! Essere ferrei riguardo la tabella di marcia non è un fastidio, è un dono per la comunità! Permette al gruppo di andare avanti, riposarsi dopo un’incontro particolarmente intenso e imparare a fare concessioni per il bene del gruppo.

Osserva e analizza

Per potere soppesare l’effetto della facilitazione sulla dinamica di gruppo, dovrai osservare quello che succede. Accorgersi che un gruppo è molto concentrato o annoiato è una cosa, ma la vera questione è di determinare come è stato aiuto o impedito questo processo da parte tua come facilitatore e da tutto il gruppo. Non scordare che fattori esterni come stanchezza, tempo atmosferico, aspettative, etc, possono giocare un ruolo chiave.

Per avere un’idea di come migliorare le dinamiche del tuo gruppo, consigliamo di:

  • creare alcuni criteri effettivi da osservare: numero di domande o pause richieste, suggerimenti fatti, sbadigli, persone che parlano tra loro fuori dal gruppo, etc;
  • decidere un periodo di tempo per fare osservazioni (un’ora ogni giorno, 3 ore ogni 3 giorni, un intero giorno all’inizio a metà e a fine Tour, etc.) Utilizza il programma per decidere quali sono i giorni più indicati;
  • essere ancora più attenti quando si cambia andatura nello sviluppo (energizer, fine della discussione, passaggio da un’attività manuale ad una intellettuale): come hanno reagito i partecipanti al cambiamento? E’ stato accolto bene o ha rotto il flusso del gruppo?
  • segnare i commenti che possono implicare come si sentono gli individui (“Sono annoiato”, “A casa posso usare questo attrezzo!”, “Mi serve una sigaretta”, “Abbiamo già detto questa cosa”, “Cosa c’è per pranzo?”)

Per imparare di più su ciascun partecipante, è utile tenere un diario, osservando le loro attitudini all'interno del gruppo, tenendo in considerazione le loro aspettative iniziali e precedenti esperienze di vita di comunità.

Per esempio:

La Persona A è nuova rispetto alla vita di comunità. Non ha parlato molto il primo giorno, il settimo giorno ha fatto diverse domande e un suggerimento. Arrivati a giorno 15 parlava molto di più, faceva suggerimenti e spiegava argomenti al gruppo. Sembra che il Tour abbia migliorato la sua sicurezza all’interno del gruppo.

La persona B ha esperienza della vita di comunità. Giorno 1 ha partecipato molto e ha fatto diversi suggerimenti, giorno 7 ha partecipato un po’ meno e ha fatto diverse domande. Giorno 15 ha fatto di nuovo diversi suggerimenti e ha spiegato diverse cose al gruppo. Possiamo pensare che abbia avuto un’idea preconcetta di quello che il Tour sarebbe stato grazie alle sue esperienze passate, ma era aperta a riconsiderarla - si è fidata del team organizzativo e del gruppo ed è stata coinvolta ancora di più alla fine. Sei riuscito a guadagnare la sua fiducia…come? Ecco che potrebbero aiutare le interviste:

Interviste individuali come strumento per accompagnare le persone fuori dalla loro comfort zone

Del tempo per te stesso per comprendere meglio il background, le motivazioni e lo stato emotivo dei partecipanti

Per quanto possa essere entusiasmante e di ispirazione un Heterotopia Tour, talvolta può diventare frenetico, intenso e emotivamente travolgente per alcuni partecipanti. Un’intervista individuale può rappresentare una possibilità per ogni individuo di allontanarsi dal trambusto collettivo, rilassarsi, ascoltare sé stessi e sentirsi completamente ascoltati.

L'intervista personale è uno strumento per creare uno spazio individuale in quello collettivo, all’interno del quale tutti i partecipanti abbiano l’opportunità di allontanarsi dal gruppo, guardarsi all’interno, raccontare le proprie storie, ricordare le motivazioni iniziali a partecipare al Tour e mettere in prospettiva la realtà che stanno vivendo. E’ un buon modo per fermarsi per un po’ e domandarsi in che momento della nostra vita si sta svolgendo l’Heterotopia Tour e che elementi chiave ci ha portato.

Questo strumento consiste nel creare uno spazio individuale all’interno del viaggio. E’ un momento in cui alcune persone sentiranno il bisogno di esprimere le proprie emozioni, la loro soddisfazione ma anche le loro paure, problemi o sfide incontrate durante il Tour. Talvolta alcuni di loro potrebbero anche condividere informazioni molto personali riguardo la propria vita e esperienze passate. Come facilitatore, sii pronto ad accoglierle con bevenevolenza e ascoltarle senza giudicare.

Permettere del tempo individuale per ogni partecipante potrebbe aiutarli ad essere più coinvolti nel gruppo. Questo “tempo per sè stessi” crea uno spazio nel quale ogni tipo di fastidio o frustrazione esistenti può essere espressa e dovrebbe essere accolta dalla persona intervistante. Per questa ragione ci si assicuri che la persona che conduce l’intervista abbia voglia di ascoltare ed aiutare i partecipanti a tirare fuori qualunque tipo di sentimento sgradevole. Una volta condivisi con qualcun altro del gruppo, il fastidio potrebbe diminuire e una soluzione ai problemi espressi potrebbe essere trovata tra il partecipante e l’intervistatore. Il partecipante potrebbe tornare nel gruppo sollevato e sperimentare i processi collettivi successivi in maniera più comoda.

Un’opportunità per migliorarsi

Oltre il loro impatto sugli stessi partecipanti, le interviste saranno un’opportunità per voi (come team di facilitazione) di comprendere quali sono i profili dei partecipanti, ascoltare la loro esperienza del Tour, cosa li fa sentire a loro agio, cosa li ispira e cosa li mette in difficoltà.

Le interviste permetteranno ad alcuni di dare voce alle loro impressioni riguardo l’andamento del Tour o dispensare consigli. Raccogliere le interviste, condividerle e analizzarle con l’intero team è un processo prezioso. Da un lato le interviste permetteranno di adattare metodi di animazione e facilitazione per il Tour, a seconda delle diverse personalità e sensibilità, così da rendere il tour più inclusive possibile.

Dall’altro, saranno una gigantesca fonte di informazioni per comprendere meglio le aspettative e le motivazioni delle persone che hanno deciso di far eparte del Tour, così da dare idee per migliorare quelli futuri. Permetto di collegare il comportamento e la partecipazione di ognuno con il loro “profilo” e pianificare progetti futuri così da essere ancora più inclusivi.

Qualche consiglio per organizzare e condurre le interviste

In quanto facilitatore, dovrai stabilire un clima di fiducia con la persona che intervisterai così da farla sentire a suo agio nel comunicare pensieri e sentimenti. Raccomandiamo di fare le cose seguenti:

  • Allontanatevi dal gruppo e assicuratevi che l’intervista venga svolta come momento privato;
  • Non registrate la conversazione, piuttosto prendete appunti dopo aver chiesto il permesso all’intervistato;
  • Spiega alla persona quali sono gli obiettivi dell’intervista e definite insieme il modo in cui verrà condotta.

Il contenuto e la struttura dell’intervista dipenderà dalle tue capacità, dal profilo del partecipante e dagli obiettivi comuni. Per esempio, alcuni obiettivi e domande potrebbero essere:

  • Comprensione dei profili: età, origine, background familiare, mobilità, studi, esperienze di lavoro, stile di vita, principali pietre miliari di vita, esperienze collettive, etc.
  • Comprensione delle motivazioni: 3 elementi della loro vita che li hanno portati al Tour;
  • Invito a condividere pensieri e sensazioni riguardo il Tour: ad esempio: cosa ti ricorderai? 3 elementi che hai apprezzato/3 che avresti cambiato. Come ti senti riguardo la tua partecipazione al processo decisionale collettivo? etc.

Nel caso in cui le interviste fossero state già organizzate durante lo stadio preparatorio (scelta raccomandata), quelle tenute durante il Tour vi permetteranno di supportare al meglio i partecipanti nel loro impegno ad affrontare le sfide personali.

Prendere decisioni insieme: una sfida significativa

Alcune decisioni sono prese solo da voi (il team organizzativo) ed i partner; altre saranno prese dal gruppo dei partecipanti durante il Tour. Raccomandiamo di determinare in maniera chiara cosa sarà deciso da chi, perchè e come.

Un dilemma pedagogico

Fare decidere il gruppo potrebbe essere una sfida, ma ne varrà la pena. Il Tour è scoperta del fatto che un gruppo di persone ha delle necessità, proprio come una persona, che non sono la somma delle necessità individuali.

Naturalmente, i partecipanti considereranno prima i loro bisogni nel momento di prendere una decisione. Il ruolo dei facilitatori sarà di aiutarli ad adottare un punto di vista che vada “un poco oltre” il loro. Quali potrebbero essere le conseguenze se la loro preferenza personale fosse applicata al gruppo? Quale potrebbe essere la soluzione migliore per la maggioranza del gruppo? Va di pari passo con le necessità dei partner? Mette qualcuno a disagio o in pericolo? Se si, è possibile cambiare il piano? La proposta può essere gestita considerate le possibilità (logistiche, di tempo, costrizioni esterne)?

Fare un passo indietro dalla propria prospettiva non è nè semplice nè naturale. Si possono provare a spiegare le difficoltà in ballo ai partecipanti e spiegargli i concetti e approcci che potrebbero aiutarli a comprendere meglio cosa significa in termini pratici. Cosa è un’obiezione? Perchè si differenzia da una preferenza personale? Cosa è la “Artful Participation”? Come si da formai ai principi su cui si basa?

Permettete ai partecipanti di provare, testare e sperimentare il prendere decisioni insieme su piccole cose all’inizio del Tour, così da farli imparare in maniera pratica e costruire sulla loro esperienza (inclusi fallimenti e successi, errori, incomprensioni)

Creare delle buone condizioni per prendere decisioni

Data la complessità del prendere decisioni in nome di un intero gruppo (è DAVVERO un lavoro d’altra parte!), ogni processo di decision-making richiederà da parte vostra cura, tempo e metodo.

Per prima cosa, scegli un momento rilevante nel programma ed un luogo rilevante per far avvenire l’incontro (dove il gruppo possa concentrarsi, senza interruzioni esterne) e riunisci tutti i partecipanti. Assicurati che tutti sappiano che si sta svolgendo un incontro e chi ne vuole far parte possa esserci;

In secondo luogo, fornisci informazioni chiare: cosa riguarda la decisione, quali sono le differenti opzioni a disposizione del gruppo, che cosa implicano;

Terzo decidi un tempo per prendere la decisione, spiega il metodo che userai, annuncia cosa succederà nel caso in cui il gruppo non riesca a raggiungere un accordo nel tempo previsto e assegna i ruoli in accordo con il metodo decisionale scelto: chi sarà il “facilitatore”, il “cronometrista”, il “decision pusher”, etc. Nel caso si volessero usare dei segnali, ricordali tutti ai partecipanti.

Solo in quel momento si potrà iniziare il processo decisionale con il metodo scelto.

Scegliere il metodo corretto

Infine, si pensi con cura quale sarà il miglior metodo decisionale per l’argomento specifico che si vuole affrontare. Per esempio non si applichi la Sociocrazia o il consenso su di un argomento che non ha molta importanza, è un processo lungo e le persone si annoieranno se non c’è in ballo niente di importante. Tieni a mente che non c’è un metodo perfetto: ogni argomento ne richiederà uno specifico. A questo proposito, raccomandiamo di preparare in anticipo una lista di metodi e strumenti per il processo decisionale. Ti permetterà di affrontare pacificamente le situazioni inaspettate durante il Tour e allo stesso momento fornire ai partecipanti una conoscenza significativa.

Aiuta le persone ad esprimersi durante i momenti di valutazione

Le valutazioni hanno bisogno di stabilire una comunicazione profonda nel gruppo. Nei primi momenti del Tour, è possibile che alcuni membri non siano abbastanza a loro agio ad esprimersi in maniera così personale (specialmente in inglese) davanti ad altri.

Perciò, suggeriamo di:

* Supportare i partecipanti che hanno difficoltà ad esprimersi in Inglese

Siediti accanto a loro nel cerchio per essere in grado di tradurre cosa dicono e cosa dicono gli altri. In questo modo avranno la possibilità di esprimersi con precisione, specialmente su argomenti emotivi nei quali parlare un inglese corretto potrebbe non essere una loro priorità. Fornendogli accesso ad una traduzione, gli sarà permesso di concentrarsi sulle loro emozioni e su cosa vogliono dire.

* Variare i metodi e gli strumenti

Selezionare quelli che facilitano l’espressione personale e specialmente l’espressione dei sentimenti come i due seguenti:

Photo-language with DIXIT Cards

The Tree of Feelings

Adotta regole e strumenti che aiutino a distribuire il diritto di parola, prevenendo che i più loquaci prendano il sopravvento sugli altri e spingendo i più timidi o introversi.

it/guide/implementation/facilitation.txt · Ultima modifica: 2019/04/25 17:26 da Dora